Comment préparer votre stratégie d’achat ?

La mise en place d’une stratégie d’achat efficace est un véritable levier pour la croissance d’une entreprise, car elle permet à la fois de réduire les coûts et d’augmenter les bénéfices. Il s’agit d’une étape cruciale, qui consiste à repenser la gestion des achats, en choisissant les bons fournisseurs, en négociant les prix et en effectuant un référencement efficace des produits.

L’évolution des activités des entreprises a obligé les responsables à revoir leur politique d’achat, et à centraliser l’ensemble de l’opération en une seule fonction, devenue primordiale pour augmenter le chiffre d’affaires et garantir l’équilibre entre le coût, la qualité et le délai.

En quoi consiste une stratégie d’achat ?

Une stratégie d’achat consiste à optimiser le processus à travers un ensemble d’actions à mettre en œuvre, visant à :

• Cibler les fournisseurs,
• Cartographier les achats,
• Négocier les prix,
• Analyser les dépenses,
• Centraliser les achats dans une seule direction.

Pour réussir à instaurer une politique efficiente, le responsable des achats doit définir les objectifs de chaque type d’achat, de manière à toujours assurer un équilibre entre les dépenses, la qualité des marchandises et les délais de livraison. Ces objectifs sont déterminés par la stratégie globale de dépenses instaurée par l’entreprise, les besoins des différents services en termes d’achats, ainsi que les objectifs généraux définis par la direction.

Etablir une cartographie des achats

La cartographie des achats est une opération qui consiste à établir un état des lieux des données existantes, en rapport avec les fournisseurs, les types de produits achetés et les différents acteurs qui interviennent dans le processus.

Pour cela, le responsable des achats commence par collecter les données brutes, identifier les interlocuteurs les plus pertinents et effectuer une segmentation des comptes fournisseurs. Une fois cette cartographie établie, un processus plus efficace et optimal peut être mis en place, comprenant l’analyse des dépenses et le classement des achats par familles, afin d’effectuer une estimation plus précise de la manière dont le budget doit être réparti sur les différents postes.

Pour optimiser l’opération de cartographie des achats, plusieurs étapes sont nécessaires. D’abord, le responsable des achats commence par identifier les informations qui doivent être collectées, ainsi que les interlocuteurs à solliciter pour obtenir ces données.

Cette collecte de données doit être menée avec la plus grande rigueur, en vérifiant la qualité des informations, leur intégrité, les formalités pour les obtenir et les délais correspondants. Pour une commande donnée, les données à collecter concernent généralement :

• Le numéro de la commande, son montant, sa date, le service qui l’a émise,
• L’identifiant du fournisseur,
• La désignation des articles avec leurs quantités,
• Les références des factures correspondantes et leurs montants.

Cette opération peut être réalisée à l’aide d’un outil informatique, sur lequel chaque interlocuteur peut saisir ses propres données, en effectuant les contrôles nécessaires en matière de cohérence des informations.

Une fois les données collectées, le responsable des achats peut passer à une étape d’analyse, qui vise à segmenter les achats en fonction de la nature des marchandises et les catégories d’achats, qu’ils soient directs ou indirects. La segmentation des achats permet d’avoir une représentation graphique du volume d’achats de chaque fournisseur par rapport à une catégorie donnée de produits, et des achats par famille d’articles. L’ensemble de ces résultats met en évidence le comportement de l’entreprise en matière d’achat, et offre la possibilité de proposer aux décideurs des actions à entreprendre, pour optimiser l’ensemble du processus.

Il est alors essentiel de quantifier chacune de ces propositions, d’identifier les acteurs qui doivent les réaliser, de définir les délais d’achèvement et de mesurer régulièrement leur impact, afin de rectifier et mettre à jour la cartographie des achats.

A travers la collecte des données, leur analyse, la proposition de solutions et leur évaluation, le responsable des achats devient un acteur principal dans la mise en place et l’enrichissement de la politique d’achats de l’entreprise.

Bien négocier les achats

La négociation des achats est une opération qui doit être bien préparée, en définissant précisément les points à négocier, en fixant les objectifs et en élaborant une argumentation pertinente.

Pour déterminer les éléments à discuter, il est nécessaire de lister l’ensemble des clauses commerciales, des aspects juridiques ainsi que des risques et responsabilités de chaque partie. Ces points doivent être hiérarchisés par rapport à leur importance et aux enjeux concernés.

Quant aux objectifs, ils doivent être à la fois ambitieux et réalistes, afin de pouvoir négocier et obtenir un maximum de bénéfices entre la proposition du vendeur et les objectifs fixés. Avant de se lancer dans une négociation, le responsable des achats doit préparer une argumentation convaincante, en prenant en considération les objections du fournisseur et en sachant faire des concessions quand cela est nécessaire. Ainsi, et par rapport aux objectifs fixés, un point peut être classé comme indiscutable, négociable ou sujet à concessions.

Lors d’une négociation commerciale, le responsable des achats doit être conscient que le vendeur a aussi ses propres points sur lesquels il est intransigeant, et ses objectifs par rapport aux enjeux de son entreprise. Il est donc nécessaire d’évaluer la difficulté de la négociation en confrontant les positions intransigeantes et les points de concessions des deux parties, afin de pouvoir mener la négociation dans un climat apaisé et de réduire les tensions.

Etablir une stratégie efficace pour la gestion des dépenses

Les dépenses de l’entreprise doivent être analysées par le responsable des achats, afin d’élaborer une stratégie visant à réduire les coûts. Pour cela, il est possible d’effectuer une classification des achats selon leurs catégories, et selon les économies que l’entreprise peut réaliser en les optimisant.

L’analyse des dépenses passe également par une cartographie complète des achats de l’entreprise, consistant à confronter le marché des fournisseurs avec l’importance de chaque segment de produits, tout en faisant la distinction entre les achats directs, qui sont stratégiques pour l’activité de l’entreprise, et les achats indirects.

Un processus d’achat efficace permet de se démarquer par rapport à la concurrence, et se traduit par un approvisionnement sécurisé, une transmission efficace des données, ainsi qu’une quête constante d’amélioration des relations entre clients et fournisseurs. L’élaboration d’une stratégie d’achat nécessite également la recherche d’opportunités intéressantes, en se renseignant sur les évolutions du marché et les offres des concurrents.

Mettre en place une politique d’achats adaptée aux objectifs de l’entreprise

La stratégie d’achats à mettre en place dépend essentiellement de la nature des produits à acquérir, de la complexité du marché et du degré de maturité de l’entreprise. Une même direction des achats peut adopter plusieurs méthodes qui peuvent coexister ensemble et se compléter, constituant ainsi la stratégie globale de l’entreprise.

L’élaboration d’une telle stratégie est un enjeu crucial pour les entreprises qui désirent se démarquer, réduire leurs dépenses et augmenter leurs marges. Le processus à mettre en place est parfois fastidieux, ce qui peut pousser l’entreprise à faire appel à un prestataire externe, comme cabinet conseil en achat, au lieu de laisser cette tâche à la charge de la direction correspondante. Ce type de consultants possèdent en effet l’expertise nécessaire, et permettent d’établir une politique spécifique, qui tient compte des objectifs de l’entreprise.

La politique d’achats mise en place doit être communiquée à tous les intervenants au sein de l’entreprise, et être conforme à la stratégie de dépenses adoptée par le service financier.

Cibler les bons fournisseurs

Le ciblage des fournisseurs potentiels est une autre étape essentielle dans l’élaboration d’une stratégie d’achats. Elle consiste à identifier les nouveaux acteurs avec lesquels l’entreprise peut nouer un partenariat, et de choisir parmi eux ceux qui proposent le meilleur rapport qualité prix, afin de réduire les dépenses.

Pour identifier les bons fournisseurs, le responsable des achats commence par une étape de prospection, ensuite il contacte les prestataires de la liste établie et enfin il évalue les répercussions de la signature d’un contrat avec les fournisseurs choisis.

L’étape de prospection se traduit par une recherche des fournisseurs qui sont les plus aptes à répondre aux besoins de l’entreprise, selon la zone géographique dans laquelle ils se trouvent, les frais de transport qu’ils pratiquent, leurs délais de livraison, et les prix des produits qu’ils proposent. Il s’agit essentiellement d’un travail de veille, qui a pour but de chercher les meilleurs tarifs et les conditions de commandes les plus favorables à l’entreprise, afin d’arriver à économiser des ressources et les allouer à d’autres tâches.

Après avoir établi une liste des fournisseurs potentiels, le responsable des achats commence à les contacter, afin de nouer un dialogue comprenant des négociations, des concessions, des communications d’appels d’offres… Le responsable du ciblage des fournisseurs doit être capable d’obtenir les conditions d’achat les plus avantageuses, en adéquation avec les intérêts de l’entreprise.

Pour convaincre le fournisseur de signer un contrat de partenariat, le directeur des achats ou le consultant externe doit aborder tous les aspects pouvant instaurer un climat de confiance, comme les volumes des commandes à prévoir, leur fréquence, ou le nombre d’articles à acheter. En étant force de proposition, le négociateur doit arriver à convaincre le fournisseur que cette association est une relation gagnant-gagnant où chaque partie trouve son compte en bénéficiant des avantages proposés par l’autre.

Enfin, la dernière étape du ciblage des fournisseurs consiste à évaluer les répercussions de la signature d’un nouveau partenariat sur l’organisation de l’entreprise, ses performances et ses dépenses. En effet, l’arrivée d’un nouveau fournisseur qui propose des prix plus bas participe généralement à réduire les charges d’approvisionnement et impacte donc les finances de l’entreprise.

Un nouveau partenaire implique également de nouvelles organisations logistiques, en rapport avec l’éloignement géographique, ainsi que les délais de livraison ou de paiement qui diffèrent d’un fournisseur à l’autre.

L’opération de ciblage des fournisseurs est donc une étape cruciale, qui permet :

• D’augmenter les marges de bénéfices,
• De diversifier les partenaires,
• De faire jouer la concurrence,
• De réduire les coûts d’achat,
• De garantir des délais de livraison intéressants,
• De garder une certaine liberté vis-à-vis des fournisseurs, afin de ne pas dépendre d’un partenaire particulier,
• Disposer de contacts suffisants pour pouvoir toujours compter sur un fournisseur alternatif en cas d’imprévu de production.