Comment rédiger le mail de relance client parfait ?

En étant le responsable de la prospection commerciale de votre entreprise, vous êtes à la recherche des meilleurs moyens pour optimiser la relation avec vos clients et vos prospects ? Vous trouverez dans cet article tous nos conseils pour rédiger un mail de relance client parfait.

Aujourd’hui, Il est possible de relancer un prospect ou de fidéliser un client directement en ligne. Le mail de relance ou l’ « e-mailing » est devenu actuellement une stratégie marketing incontournable pour améliorer la gestion des clients et augmenter le taux de conversion de son entreprise. Le mail de relance permet de communiquer rapidement avec les clients, les prospects, mais également d’économiser de l’argent et de gagner un temps précieux pour l’entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir concernant la rédaction d’un mail de relance.

L’utilité des mails de relance

Avant de savoir comment rédiger un mail de relance client parfait, nous devons connaître la véritable utilité des e-mails de relance. Pour ce faire, nous allons répondre à 3 questions : À quels types de clients envoyer des emails de relance ? Pour quelles raisons envoyer des emails de relance ? A quel moment envoyer des emails de relance ?

À quels types de clients envoyer des mails de relance ?

Les mails de relance commerciale sont à envoyer vers :

• des prospects;
• des clients inactifs;
• des clients en retard de paiement de facture ;
• des clients qui sont en processus de commande inachevée.

D’une manière générale, si vous voulez solliciter l’action d’un client, d’un futur client ou d’un prospect vis-à-vis d’un projet, d’une offre ou d’une action, vous devez lui envoyer un email de relance commerciale.

Pour quelles raisons envoyer des mails de relance ?

Comme son nom l’indique, le mail de relance commerciale consiste à relancer des clients, à conquérir des prospects ou à parachever les procédures en cours des clients. Il s’agit d’une stratégie marketing qui consiste en une prospection commerciale. Pour être plus exact, les mails de relance servent à une grande chose : à connaître les réelles intentions des clients ou des prospects.

En effet, il se peut, quelques fois, que les clients/prospects tardent à répondre à une proposition que vous lui avez déjà formulée. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

• peut-être que le client ou le prospect a oublié votre offre ou votre proposition;
• peut-être qu’il est en train de comparer votre offre/devis à celle de vos concurrents;
• peut-être qu’il attend votre seconde sollicitation ;
• peut-être qu’il n’a pas le budget adéquat pour votre offre/devis;
• peut-être qu’il n’est que le porte-parole d’une autre personne (directeur, membre de la famille, ami, etc.) ;
• peut-être que le client ou le prospect n’est tout simplement plus intéressé.

Quelles que soient les raisons de l’inactivité d’un client, les mails de relance permettent justement de connaître celles-ci. Ils mettent un mot sur le silence d’un client et peuvent contribuer à la suppression des barrières que peut rencontrer ce dernier. Par exemple : s’il est intéressé à votre offre, mais qu’il manque de budget, vous pouvez lui proposer des paiements à plusieurs échelons. Les mails de relance sont de véritables outils de communication qui permettent d’améliorer les relations avec les clients.

À quel moment envoyer des mails de relance ?

Ainsi, les mails de relance permettent d’apporter une technique de plus dans la prospection commerciale et de conclure plus d’opportunités. Par contre, s’ils sont envoyés trop souvent, ils risquent de provoquer des sentiments de harcèlement de la part des clients ou des prospects. Ils peuvent alors vous demander de ne plus lui envoyer de message. Pour éviter ce genre de situation, le truc est de relancer le client sur un bon timing. Il faut que les emails soient assez fréquents, sans être trop fréquents.

La périodicité idéale, c’est d’envoyer le mail de relance dans les 10 jours qui suivent le précédent mail. Autrement dit, il ne faut pas attendre plus de 10 jours pour envoyer un mail de relance. Par ailleurs, il ne faut jamais envoyer plus d’un mail de relance dans l’espace de 10 jours.

De plus, il faut envoyer le mail de relance aux heures idéales et en adéquation avec les habitudes de la cible. Ainsi, réfléchissez bien au jour et à l’heure d’envoi de votre lettre de relance : faut-il l’envoyer en cours d’une semaine ou en week-end ? Plutôt le matin, le midi ou le soir ? Choisissez l’heure à laquelle vous pensez que le message pourrait être immédiatement consulté. Et si le client/prospect envoi sa réponse, ne mettez pas plus d’une heure à lui répondre. Pour une gestion optimale et un suivi efficace de vos envois, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de messagerie.

Rédiger un mail de relance parfait : faire attention au fond du message

Maintenant que vous connaissez le contexte dans lequel envoyer le mail de relance, il est temps de s’attaquer au corps du message. La question qui se pose ici est de savoir : comment relancer le client de manière efficace ?

La première chose que vous devez faire est de faire attention au fond du message. En effet, quelle que soit la raison de votre lettre de relance, celui-ci doit respecter quatre règles d’or.

1.    Le mail de relance doit être précis, riche et court.

Afin de capter l’attention de votre interlocuteur, faites en sorte d’écrire un message précis. Pour ce faire, vous devez veiller à inclure toutes les informations les plus importantes du message, tout en faisant attention à la longueur du mail. Ainsi, faites d’abord un petit rappel sur le contenu du mail précédent, puis véhiculez un message clair et fluide. Allez droit au but sans être trop brusque ni malpoli. De cette manière, vous allez attirer la curiosité de votre interlocuteur du début jusqu’à la fin du message.

2.    Le mail de relance doit être personnalisé.

Dans tout le corps du message, faites en sorte que votre interlocuteur se sente personnellement touché et mis en valeur. Faites en sorte que quand il le lit, il se dit qu’il est le seul destinataire de votre message. Ainsi, votre taux de réponse sera nettement plus élevé.

3.    Le mail de relance doit être exprimé en format texte.

Evitez d’inclure des images dans votre mail de relance afin de ne pas égarer l’attention du destinataire en cours de route. Un mail de relance parfait est un mail qui ne contient que des phrases : 3 à 5 phrases au maximum.

4.    Le mail de relance doit comporter un appel à l’action.

Terminez votre message par un CTA (Call To action) ou un appel à l’action. Il consiste à susciter une action de la part du destinataire. C’est la dernière phrase dans laquelle vous exprimez ce que vous attendez de lui. Il peut également être exprimé par un lien ou un bouton.

Rédiger un mail de relance parfait : faire attention à la forme du mail

Quand vous avez terminé la rédaction du mail de relance, veillez maintenant à suivre une mise en page simple, claire et court. Les règles d’or sont les suivantes :

1.    Précisez l’objet du mail dans la ligne d’objet.

La ligne d’objet est la première chose que votre interlocuteur va voir. Si vous voulez attirer son attention, vous devez le faire dès cette ligne d’objet. Celle-ci doit être précise et claire.

2.    Mettez une formule de politesse pour commencer le mail.

Comme dans toute autre lettre, il est basique de saluer le destinataire par une formule de politesse. C’est également l’occasion de rappeler que le message est personnalisé.

Ex : « Bonjour [Prénom], j’espère que vous vous portez bien ».

3.    Mettez une phrase d’accroche pour garder l’attention du destinataire.

L’accroche permet au destinataire de connaître en plus de détails l’objet du mail. Elle doit être directe et précise.

Ex : « Je vous contacte parce que … », « Je vous écris à la suite de … » ou « je reviens vers vous concernant… ».

4.    Aérez le message pour faciliter la lecture et la compréhension du mail.

Pour ce faire, vous pouvez sauter des lignes, utiliser des puces, ou même utiliser des mots gras.

5.    Intégrez le call to action.

Quand vous intégrez l’appel à l’action, veillez à donner une date précise (ou deux). Ainsi, au lieu de penser quand est-ce qu’il sera libre, il se demandera s’il sera libre à cette date. Il pourra vous proposer une autre s’il ne le sera pas.

6.    Finissez le message avec une formule de politesse.

Quand on commence une lettre en toute politesse, on la fini aussi dans le même état d’esprit. Vous pouvez utiliser des formules de base comme : « Cordialement », « Bonne journée » ou « Bien à vous ».

Conclusion

Que vous vouliez vendre un nouveau produit ou service, demander le paiement d’une facture en souffrance ou prendre un rendez-vous avec un client, vous devez faire appel à un mail de relance. C’est une procédure inexorable dans la prospection commerciale. Cependant, il vous est possible simplifier votre e-mailing en utilisant le marketing automation. Des techniques simples et efficaces existent toujours pour faire valoir votre esprit d’entrepreneur, d’auto-entrepreneur ou de micro-entrepreneur.