Améliorez vos réunions et vos entretiens sur Zoom

Depuis plusieurs années, il est possible de réaliser des réunions professionnelles ou des conférences en ligne, qu’elles soient audio ou visuelles. L’avènement d’outils basés sur le web tel que Zoom facilite ces rencontres à plusieurs sur des plateformes virtuelles. Zoom est un pionnier de l’organisation de réunions d’entreprise en ligne. Cependant, comment est-il possible d’améliorer vos réunions et vos entretiens ?

Optez pour une retranscription audio en texte de vos échanges sur Zoom

Leader à l’échelle mondiale de la communication d’entreprise, Zoom est un outil moderne de visioconférence. Cette application met à la disposition des structures une plateforme cloud pour faciliter et sécuriser les réunions d’entreprise. De plus, vous avez la possibilité de sauvegarder les échanges. Ces sauvegardes peuvent servir plus tard aux archives ou, comme l’explique Transcription et web sur son site, à la retranscription des échanges audio et vidéo en textes.

En effet, cette fonctionnalité n’est malheureusement pas disponible sur Zoom. Pour retranscrire une réunion sur Zoom, il faudra au préalable l’enregistrer sur le cloud. Il faudra ensuite utiliser un logiciel de transcription de votre choix pour la synthèse vocale de vos enregistrements.

Toutefois, ces logiciels ne sont pas toujours fiables. Il est donc préférable de faire appel à un professionnel spécialisé dans le domaine pour obtenir une transcription correcte et précise. La retranscription d’une réunion sur Zoom offre de nombreux avantages aux entreprises. Les supports de communication (téléphone, tablette, ordinateur) ne sont pas toujours fiables en ce qui concerne la sauvegarde de données. Par ailleurs, rechercher une information énoncée lors d’une visioconférence n’est pas toujours pratique.

Or, la documentation de vos réunions en ligne vous permet de faire le récapitulatif des grandes lignes et des moments importants de la réunion. Tout ceci est consigné dans le rapport de retranscription pour des utilisations futures. Ces retranscriptions peuvent servir plus tard de rapport de réunion, d’archives ou d’outils de formation. Elles permettent aussi de faciliter les recherches par mots-clés.

Faites un plan détaillé du déroulé de votre réunion

Une réunion d’entreprise réussie dépend de la préparation qui la précède. S’agissant d’un travail collectif, l’organisation de la réunion passe par l’établissement d’un plan bien conçu et détaillé. L’objectif de la réunion doit être connu de tous les participants pour éviter les dérives et le plan doit être élaboré en fonction de ce dernier.

Après avoir défini l’objectif de la réunion, il faut ensuite choisir le type de réunion adapté (résolution de problème, brainstorming, créativité, service, rappel à l’ordre, etc.). Le type de réunion découle de l’objectif fixé au début. Ensuite, sélectionnez soigneusement les participants de la réunion en fonction de ceux qui peuvent potentiellement contribuer à l’atteinte de vos objectifs.

Une fois toutes ces étapes franchies, vous serez en mesure d’établir un plan détaillé ainsi que les différentes phases de la réunion de travail. L’ordre du jour prend en compte les sujets à débattre en commençant par les priorités. Pour chaque point planifié, un timing doit y être associé pour une meilleure gestion du temps.

Laissez le temps à vos collaborateurs d’interagir

La monopolisation de la parole est une erreur à éviter lors des réunions. Vous devez concevoir votre plan de manière à privilégier les échanges de paroles et à inciter les autres à participer. Par exemple, vous pouvez prévoir un tour de parole autour des intervenants clés de la rencontre.

Laissez vos collaborateurs interagir et apporter leur point de vue lors du travail d’équipe. Une participation interactive permet de maintenir l’attention des autres tout au long de la réunion. Une rencontre de travail a pour but de remédier à un dysfonctionnement. Il ne faudrait donc pas que cela soit contre-productif. Faites en sorte que personne n’accapare la parole, ce qui pourrait facilement ennuyer les autres participants.