Assistance comptable : la mission des relances d’impayés

Les retards de paiements de facture sont à l’origine de 25 % des défaillances d’entreprise. Dans cette situation, il est recommandé d’adopter des stratégies pour limiter le risque d’impayés. Parmi elles, on retrouve les relances. Découvrez donc la meilleure manière de faire une relance d’impayé.

En quoi consistent les relances des impayés ?

La relance d’impayé est la première action que vous devez mener lorsqu’un client met du temps à honorer ses factures. Il s’agit d’une procédure à l’amiable qui sert à rappeler à votre interlocuteur qu’il a accusé un retard. Selon l’article L 441-10 du Code du commerce, la relance d’impayé doit être envoyée 30 jours après la date d’exécution du service ou de livraison de la commande. Elle doit préciser le montant dû ainsi que les pénalités qui s’appliquent.

Pour effectuer la relance, vous pouvez utiliser vos ressources internes. Cette solution n’est toutefois pas forcément adaptée aux TPE/PME. Leurs employés n’ont pas toujours les compétences pour traiter avec les mauvais payeurs. Ce type de société n’a pas toujours la possibilité d’imposer une charge de travail supplémentaire à ses salariés. Face à tout cela, vous pouvez sous-traiter la procédure de relance des impayés en recrutant un assistant comptable.

Celui-ci possède le savoir-faire nécessaire pour utiliser les logiciels de gestion, de traitement de texte et de tableurs. Il maîtrise les normes rédactionnelles qui sont utilisées dans les cas de factures impayées. Sa présence permet à vos employés de se concentrer sur leur cœur de métier. Pour avoir plus d’informations sur le coût de la prestation, vous pouvez contacter une entreprise qui propose des services d’externalisation administratifs. Elle pourra vous faire un devis. Ce type de société facture généralement en fonction du temps de travail effectué par l’assistant comptable.

Quelle est la bonne méthode que votre assistant comptable doit employer ?

Pour effectuer une relance de facture, votre assistant comptable peut choisir entre plusieurs canaux de communication. Il peut contacter le débiteur par courrier recommandé avec accusé de réception. C’est une option qui garantit que la relance a bien été reçue par le destinataire. Un e-mail est un autre canal adéquat pour établir le contact avec le client. Si celui-ci a déjà l’habitude de vous parler à travers un autre système de messagerie, il peut être plus judicieux de l’utiliser pour envoyer la relance.

L’assistant comptable doit adopter un ton conciliant dans le message. Il faut montrer que vous êtes ouvert à la négociation. Vous pouvez ainsi proposer un règlement en plusieurs fois, quand cela vous convient. Cependant, il faut être ferme et ne pas transiger sur le montant dû. La relance d’impayés peut être effectuée par téléphone. Cela permet une communication plus rapide entre les deux parties.

Quel que soit le moyen de communication choisi, la courtoisie doit transparaître dans le message. Le retard de paiement peut être dû à un oubli, un problème de gestion ou de trésorerie. Être agressif dans le message est contre-productif et peut même compromettre votre collaboration avec le client. Si l’interlocuteur ne se montre pas conciliant ou s’il ne répond pas à vos relances, l’assistant peut lui envoyer une mise en demeure. Il s’agit du dernier recours à l’amiable que vous pouvez tenter avant de porter l’affaire devant l’autorité judiciaire.