Comment organiser votre agenda professionnel en ligne ?

Pour être productif en entreprise, il faut faire preuve d’organisation. Dans ce cadre, de nombreuses solutions dédiées aux professionnels existent désormais pour les aider à mieux suivre leur emploi du temps. Il s’agit notamment des calendriers numériques qui depuis quelques années connaissent un grand succès. Découvrez l’intérêt de cet outil et comment en faire usage.

Nos conseils pour trouver un calendrier professionnel qui vous convient

Un calendrier professionnel est un outil permettant de planifier des évènements d’ordre professionnel en ligne. Ainsi, par opposition au calendrier papier, il s’agit d’un outil dématérialisé. De ce fait, lorsque vous choisissez d’en faire usage, vous devez tenir compte de quelques critères de sélection.

Pour choisir un calendrier professionnel, vous devez avant toute chose évaluer vos besoins. En réalité, il existe plusieurs modèles de calendrier en ligne, à savoir :

• les agendas civils, qui couvrent la période allant de janvier à décembre,
• les agendas scolaires qui présentent la période allant de septembre à décembre N+1,
• les agendas de 16 mois.

De ce fait, selon l’organisation de vos activités, il vous reviendra d’opter pour le modèle qui vous convient. Par ailleurs, vous devez vérifier les fonctionnalités que présente l’agenda en vous assurant qu’elles sont en accord avec ce que vous recherchez. C’est d’ailleurs la diversité des fonctionnalités proposées qui explique le succès des agendas professionnels en ligne utilisés par les entrepreneurs et salariés. Ainsi, si vous êtes un chef d’entreprise par exemple, vous devez opter pour un agenda qui vous donne la possibilité de partager certaines informations avec vos collaborateurs. De plus, vous devez veiller à ce que l’agenda offre une grande sécurité dans le cadre de la protection de vos données.

Utilisez un code couleur pour différencier les types d’évènements

Dans le cadre de l’organisation de votre agenda professionnel numérique, il est primordial que vous fassiez usage des codes couleur. Cela vous permettra de visualiser facilement votre semaine en reconnaissant en un coup d’œil chacune de vos missions. De plus, vous pourrez plus facilement reconnaître les dates liées à certains évènements importants.

Ainsi, il vous reviendra d’utiliser une couleur spécifique pour chacune de vos tâches. Vous pouvez utiliser la couleur jaune pour marquer vos temps de productions. Pour marquer les créneaux dédiés aux réunions, vous pouvez vous servir du violet. La couleur bleue peut vous servir à marquer vos déplacements et la couleur verte vos temps libres. Il ne s’agit ici que d’une suggestion. Notez que vous êtes libre dans vos choix de couleur.

Synchronisez votre calendrier avec les membres de votre équipe

L’avantage principal des calendriers en ligne est qu’ils vous aident à communiquer facilement au sein de votre entreprise. En effet, cet outil permettra à vos collaborateurs d’avoir accès en temps réel aux informations relatives à une activité ou à un projet. Par la même occasion, vous limiterez ainsi les pertes de temps tout en améliorant la productivité de l’entreprise.

Pour profiter de cette fonctionnalité, il vous faudra faire quelques réglages selon l’agenda que vous utilisez. Si vous exploitez Google Agenda par exemple, commencez par ouvrir l’application. Rendez-vous ensuite dans les paramètres et cliquez sur « partager ». Sélectionnez ensuite l’option « tous les membres de votre organisation » pour rendre disponible votre agenda. Demandez enfin à vos collaborateurs de s’y abonner.

L’utilisation d’un agenda professionnel offre de nombreux avantages aux dirigeants d’entreprises, mais aussi aux collaborateurs. Pour en profiter, il faut bien choisir son outil et suivre les consignes d’utilisation.