Comment optimiser la gestion des achats au sein de votre entreprise ?

La mise en place d’une gestion efficace des achats est une plus-value pour le bon fonctionnement d’une société. Elle permet d’approvisionner continuellement l’entreprise en matériaux indispensables pour satisfaire la clientèle et suivre la tendance du marché. Pour y parvenir, diverses solutions digitales et classiques sont disponibles.

Évaluez vos processus d’achat actuels afin d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés

Le processus d’achat est défini selon le domaine d’intervention de la société, sa taille, ses besoins et les objectifs qu’elle souhaite atteindre. Il représente les différentes étapes qui concourent à l’achat d’un produit utilisé dans une usine ou vendu par la société. Dans ce sens, le moyen de transport, le type de fournisseurs, les procédés d’acquisition ainsi que le moyen de paiement sont des éléments à considérer.

Pour faire une analyse bénéfique, il est préférable de commencer les inspections depuis le magasin ou la salle d’entreposage. Vous devez mettre en place une fiche de contrôle qui vous permettra d’avoir toutes les informations nécessaires concernant les achats de la société. L’objectif est de connaître exactement les périodes de commande, les délais de livraison, les conditions de transport et le temps de réponse du fournisseur. Dans votre entrepôt, vérifiez également comment les produits sont stockés.

Pour réunir toutes les informations, le suivi peut durer plusieurs semaines, voire deux à trois mois dans certains cas. Il faut une longue période pour recueillir le maximum de données. Le but de cette évaluation est de repérer les éventuels problèmes dans le processus d’approvisionnement de la société. À la fin du sondage, vous pourrez créer une stratégie qui convient plus à vos besoins.

Créez un plan d’achat stratégique basé sur les objectifs de l’entreprise

À chaque entreprise correspond un plan d’achat bien défini. Pour commencer, définissez les attentes de la société vis-à-vis des différents fournisseurs. Il s’agit de dresser une liste de ce que vous attendez clairement d’eux en ce qui concerne la qualité des produits, les tarifs, les délais et les moyens de livraisons. Votre plan de performance doit tenir compte de tous ces éléments afin que vous puissiez faire une bonne gestion des encaissements rapide pour la suite de vos activités. Il existe des solutions digitales qui servent à optimiser facilement toutes ces étapes.

L’étape suivante consiste à réaliser un audit d’achat qui vous aidera à recenser tous les produits achetés dans un même registre. C’est la solution idéale pour créer un processus qui vous permettra de connaître exactement les besoins de la société. Les données collectées permettent de rechercher les fournisseurs adéquats pour vous accompagner. Centralisez votre prospection sur les offres qui participent à la réduction des coûts sans diminuer la qualité des produits.

En outre, il est aussi important d’automatiser vos processus d’approvisionnement. Pour cela, catégorisez vos dépenses en classant vos achats selon leurs natures. Cela vous permet de mesurer vos performances afin de créer une stratégie qui s’adapte mieux à votre contexte. Si possible, répartissez toutes les tâches au sein de la hiérarchie pour avoir une mise en œuvre plus rationnelle. Fluidifiez également les échanges avec les différents acteurs du département des achats pour définir un bon planning d’action.

Mettez en place un système de suivi et de contrôle des achats

Un processus d’achat bien élaboré permet de régulariser la gestion financière de la société. Dans ce sens, il est impératif de mettre en place un système qui permet de suivre en temps réel tous les achats de la société. Le moyen le plus efficace est d’utiliser un outil digital pour tout le processus d’achat. Grâce à lui, vous pourrez avoir une bonne traçabilité des transactions depuis la demande jusqu’à la réception, en passant par l’étape de l’achat. De même, le logiciel fournit des rapports détaillés et complets sur les paiements réalisés, les commandes passées, les produits livrés et les articles achetés.

La solution de dématérialisation permet aussi de gérer les tâches quotidiennes. Le responsable peut s’informer sur la quantité de produits restants, les demandes en cours et la quantité d’articles à commander. Les ruptures de stock sont ainsi limitées.

Par ailleurs, grâce à ce procédé, on remarque plus une réduction des dépenses de la société. Étant donné que l’on connaît la quantité exacte de produits vendus ainsi que les réels besoins de l’entreprise, aucun collaborateur ne fera des opérations inutiles. Du côté des employés, on note également une augmentation de la productivité.

Utilisez l’analyse de données pour mieux comprendre les habitudes de dépenses

Grâce au système de suivi intégré dans votre processus d’achat, vous pouvez désormais faire les sondages de façon plus objective. À la demande ou selon une programmation, l’outil produit des bilans qui découlent de l’analyse des informations collectées. Ces rapports hebdomadaires ou mensuels sont importants pour connaître les habitudes de consommation de la société. Vous pourrez connaître les fournisseurs les plus sollicités, les articles les plus achetés, les jours de commande et à quelle fréquence les fonds sont débloqués.

À partir des différentes informations recueillies, vous pourrez créer un nouveau plan d’action qui s’adapte parfaitement à vos besoins. De plus, ces données peuvent être utiles pour les prochaines prévisions budgétaires. Vous ferez une meilleure estimation du montant adéquat pour chaque type de dépense. Cela vous évite les investissements inutiles ou peu rentables. D’un autre côté, ces résultats d’analyse sont aussi importants pour les collaborateurs du service marketing. Ils pourront s’en servir pour améliorer la politique de vente des biens et services qui sont peu vendus.

Automatisez les tâches de routine pour rationaliser les processus d’achat

Les résultats d’analyse fournis par le logiciel de gestion sont utiles pour rendre votre service d’achat plus dynamique. En effet, vous pouvez créer des raccourcis à tous les niveaux du processus. Par exemple, l’assignation des tâches aux membres de l’équipe peut être désormais automatisée. Chaque employé peut directement consulter le tableau de bord quand il se connecte.

De même, on peut installer une alerte qui notifie qu’un produit doit être acheté quand il reste une petite quantité. Cela vous évite les pertes de temps qui ralentissent la productivité de toute l’équipe. Par ailleurs, du côté des fournisseurs, vous avez aussi la possibilité de créer un système de suivi qui permet de connaître l’évolution des commandes.