Focus sur le journal de paie et livre de paie

Si vous êtes gestionnaires de paie de formation, il y a de très grandes chances que vous seriez contraints de tenir des livres et des journaux de paie voire des suivis comptables. Vous débutez dans le domaine du droit social ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir dans cet article en ce qui concerne la vie sociale des entreprises.

Le salaire est un élément crucial dans la gestion d’une entreprise autant sur le plan RH que sur la comptabilité. Il permet de rémunérer le travail du personnel, et donc de faire fonctionner une organisation. La gestion de la paie est attribuée à une équipe ayant suivi une formation spécialisée, composée du service de la comptabilité et de l’administration des ressources humaines. Elle doit produire des documents spécifiques, parmi lesquels on trouve les comptes dans journal de paie et le livre de paie. A quoi servent ces documents ? La réponse dans cet article.

Livre de paie et journal de paie, quelles différences ?

Le livre de paie et le journal de paie sont deux documents tenus par le même service d’une entreprise pour sa bonne gestion. L’employeur, le service comptabilité ou RH se charge alors de gérer la paie des salariés, dont le montant doit être proportionnel à la quantité de travail qu’ils ont réalisé. Ces deux écrits relatent les informations clés de cette rémunération et assurent son contrôle. Cependant, ces deux écrits sont différents : leurs contenus comme leurs utilités sont bien distincts.

Le livre de paie : définition

Le livre de paie présente le cumul de tous les bulletins de paie remis à ses bénéficiaires. Comme cette remise est définitive, le livre de paie permet de sauvegarder les renseignements les plus pertinents dans les comptes et données de l’entreprise. En d’autres termes, il reprend les informations comptables contenues dans les bulletins de paie de l’ensemble des salariés.

L’édition du livre de paie peut être faite de deux manières différentes :

• De manière détaillée: toutes les informations y sont décrites de façon intégrale.
• De manière récapitulative: seules les lignes les plus importantes sont reprises.

Tous les supports sont autorisés pour rédiger un livre de paie. Il peut être écrit sur un document physique côté et paraphé (dans un registre spécial), ou sur un fichier numérique, selon une périodicité définie (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Toutefois, sa rédaction reste facultative depuis l’application de la loi du 2 juillet 1998. Ce qui est obligatoire par contre, c’est que les entreprises se doivent de conserver au sein de leurs comptes la tenue des documents comptables pendant au moins 5 ans, le double des bulletins de paie des salariés.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Afin de comprendre le contenu ou la tenue d’un livre de paie, il importe de connaître la nature et le contenu d’un bulletin de paie. Si nécessaire, vous passez par une formation. Il s’agit d’un document qui permet de justifier et d’expliquer les opérations de la rémunération d’un salarié par l’application du code et du droit du personnel . C’est l’élément qui matérialise les promesses de paiement du salarié par l’employeur, définies dans le contrat de travail pour son emploi.

Également appelé fiche de paie ou bulletin de salaire, le bulletin de paie doit contenir les mentions obligatoires prévues par le code de travail. Notamment, il doit comprendre :

• L’identité de l’employeur
• L’identité du bénéficiaire : le salarié
• Le montant de son salaire de base
• La méthode utilisée pour réaliser le calcul : selon le nombre d’heures de travail ou la nature du paiement (par prestation ou autre)
• Le montant de sa rémunération brute totale : compte tenu des accessoires de salaires tels que les primes, les avantages, des frais professionnels et les indemnités journalières.
• Les prélèvements et les contributions relatives à la sécurité sociale
• La date de paiement

Grâce aux bulletins de paie, les salariés d’une société sont capables de comprendre le calcul de leur rémunération et le solde de leurs congés payés. Ils leur permettent également de prévoir le montant de leur revenu net imposable, conformément à la déclaration annuelle de revenu. C’est une véritable source d’information pour eux. D’ailleurs, la loi des finances de 2019 a énoncé que la rédaction du bulletin de paie doit se faire de la manière la plus simplifiée possible. Cette nouvelle règle est établie afin de faciliter la compréhension des salariés. Grâce à cette simplification, ils seront capables de vérifier eux-mêmes le calcul de leur rémunération.

Enfin, c’est à l’entreprise de décider lesquelles de ses informations seront ajoutées à son livre de paie, si elle veut en faire.

Journal de paie : définition

Tout comme le livre de paie, le journal de paie est un registre qui répertorie les informations contenues dans les bulletins de paie. Mais contrairement au livre de paie, le journal de paie est un document comptable auxiliaire, spécialement dédié aux salaires des employés. Il a un rôle principal : enregistrer l’ensemble des mouvements financiers liés aux salaires. Son écriture est alors soumise à beaucoup plus de règles que celui d’un livre de paie. Elle répond aux exigences du Plan Comptable Générale. Chaque opération doit être dotée d’un numéro de compte, d’un numéro de pièce, d’un libellé et d’un montant. Chaque écriture doit être précédée d’une date, qui doit suivre un ordre chronologique.

La tenue d’un journal de paie est également facultative pour une entreprise. Toutefois, cette dernière doit enregistrer tous ses mouvements paie dans le journal des opérations diverses, quel que soit son choix.

L’écriture comptable du journal de paie

La comptabilisation de la paie doit se faire dans le respect des normes en vigueur et des règles générales. Elle se réalise en trois parties : la comptabilisation du salaire net, la comptabilisation des charges salariales et la comptabilisation des charges patronales.

• L’écriture comptable du salaire net: de manière simple (utilisation des comptes 641 et 421) ou de manière détaillée (utilisation des comptes 6411, 6412, 6413, etc.)
• L’écriture comptable des charges salariales: comptabilisation de la sécurité sociale, des mutuelles, de la caisse de retraite et de prévoyance, des prélèvements à la source et des autres organismes sociaux.
• L’écriture comptable des charges patronales en deux parties : les cotisations à l’Urssaf et l’Assedic.

Bref, la comptabilisation de la paie suit un système d’écriture assez complexe. Si vous voulez vous simplifier la tâche, il existe un logiciel comptable capable de créer automatiquement les écritures de paie. Il permet de réduire considérablement les éventuelles erreurs de saisie et diminue le temps d’écriture.

Si vous avez le titre de gestionnaire de paie et que vous êtes tenus de réaliser un journal de paie, le logiciel comptable peut vous être d’une grande utilité. Cela peut passer par diverses formations, mais à calculer les montants en euros nécessite d’être conforme aux actualités. L’écriture est naturellement équilibrée et vous n’avez plus qu’à faire la mise en place : faire le contrôle des écritures de paie pour prévenir les éventuels écarts.