Pourquoi et comment obtenir un extrait K-Bis ?

Toutes entreprises ou sociétés en voie de création doivent effectuer une demande de extrait Kbis. Cette démarche relève de la responsabilité de l’entrepreneur ou de l’auto-entrepreneur. La raison de cette requête réside dans la nature même de ce document pour l’entreprise ou la micro-entreprise. L’extrait Kbis sert à attester votre présence dans la liste du registre du commerce et des sociétés. La présence de l’extrait Kbis est fondamentale dans la vie d’une entreprise. Elle permet d’effectuer des opérations courantes comme la création d’un compte bancaire, ou l’achat de matériel chez un fournisseur. Elle prouve la légalité de l’existence et des activités de votre société, même si celle-ci intervient essentiellement en ligne.

Présentation du document

L’extrait Kbis est le seul document prouvant l’existence juridique de votre entreprise ou votre micro-entreprise. Sa présence signifie votre statut légal pour vos activités commerciales. Vous l’obtiendrez après votre enregistrement au RCS (Registre du commerce et des sociétés).

Ce document fait office de carte d’identité pour votre société. Il contient donc les informations essentielles pour l’existence de votre entreprise. Vous y trouverez :

• Le numéro : l’entrepreneur ou l’auto-entrepreneur l’obtient après son enregistrement dans le répertoire SIRENE. Il s’agit d’un identifiant unique à 9 chiffres.
• Le nom du greffe de l’immatriculation.
• La date de l’immatriculation de votre entreprise au greffe écrit sur votre extrait Kbis. Elle peut être différente de celle de la date de création de la société.
• La date d’immatriculation d’origine. Il s’agit de la date d’immatriculation reçue au moment de la constitution de votre entreprise.
• Le précédent greffe et la date de transfert en cas de changement de greffe d’immatriculation.
• Le nom de votre société inscrite au RCS.
• La somme exacte du capital social de votre société.
• La forme juridique adoptée. Par exemple, votre entreprise peut être une société à responsabilité limitée (SARL).
• L’adresse de votre siège social.
• L’adresse des établissements de votre entreprise.
• L’APE ou l’activité principale exercée.
• Le code NAF de votre entreprise.
• Les informations des mandataires sociaux incluants :
  • Leurs noms et leurs prénoms.
  • Leurs dates et lieux de naissances.
  • Leurs fonctions.
  • Leurs adresses.
  • Leurs nationalités.

En cas de changement important de votre société, vous recevrez un nouvel extrait. Par exemple, vous devez effectuer une modification d’adresse, de forme juridique, de dirigeant, ou tout autre type d’actualisation. L’extrait Kbis mentionnera également si une procédure est en cours.

L’obtention de l’extrait Kbis est uniquement nécessaire pour les personnes morales exerçant une activité commerciale. Les équivalents de l’extrait Kbis pour les autres professionnels :

• Un extrait K pour une entreprise
• Un extraitD1 pour un artisan.
• Un numéro SIRET pour un autoentrepreneur.
• Un extrait Kbis association pour une association. Cela s’applique uniquement aux structures effectuant des opérations de changes manuels ou émettant des créances.

La durée de validité de votre extrait Kbis est de seulement 3 mois.

Son utilité

L’extrait Kbis présente d’autres utilités à part prouver l’existence légale de votre société. Les opérations suivantes nécessitent la présence de ce document :

• L’extrait Kbis est nécessaire lors de l’ouverture d’un compte bancaire au nom de votre société. Le déblocage des sommes sur ce compte nécessitera également sa présence.
• Les subventions octroyées aux entreprises requièrent la présence de l’extrait Kbis. Ces aides financières servent à soutenir la création de votre société ou une reprise.
• Il sert également dans les transactions avec vos clients et vos fournisseurs. Il octroie une valeur juridique à vos factures.
• Les appels d’offres publics nécessitent un extrait Kbis.
• Un extrait Kbis sert dans les litiges avec une personne tierce. Il porte des mentions en cas de procédure. Seules les mentions datant de moins de 3 mois seront valides.
• Dans le cas d’une prospection de client ou de partenaire potentiel, vous pourrez vérifier l’extrait Kbis d’une société. Vous saurez si l’entreprise en question subit ou non une procédure collective en cours.

Dans le cas des appels d’offres publics et des demandes de subventions, votre extrait Kbis doit être à jour. Il doit dater de moins de 3 mois. L’absence de ce document pour une entreprise est passible de sanction. Son absence signifie la pratique du travail dissimulé. Cela est passible d’une amende de 45 000 euros à 225 000 euros, avec une peine maximale de 3 ans d’emprisonnement.

Comment l’obtenir ?

Tout le monde peut effectuer la demande d’un extrait Kbis. Il suffit de posséder le nom de l’entreprise et de son numéro SIREN. Vous pouvez l’obtenir par les voies suivantes :

• Après le traitement du dossier lors de la constitution de votre société, un extrait Kbis vous parviendra par voie postale. Vous l’obtiendrez par le greffe du tribunal de commerce de votre zone de juridiction.
• Faire la demande en ligne sur le site d’Infogreffe.fr. Ce service est rapide. Vous obtiendrez un extrait Kbis pour moins de 5 euros. Vous pouvez télécharger ou vous le faire parvenir par courrier. Une option de réception régulière est également disponible sur le site.
• Faire la demande auprès du tribunal de commerce concerné. L’extrait Kbis reçu s’accompagne de la signature du greffier.

Conclusion

La présence de l’extrait Kbis est fondamentale dans la vie d’une entreprise. Elle permet d’effectuer des opérations courantes comme la création d’un compte bancaire, ou l’achat de matériel à un fournisseur. Elle prouve la légalité de l’existence et des activités de votre société.