Salle de réunion : comment l’aménager efficacement ?

Afin de gagner plus de créativité et de productivité, l’entreprise organisera des réunions entre managers et subordonnés. Ils s’échangent des idées innovantes pour le bien et l’accompagnement du développement de leur enseigne. Lors des réunions, tous les participants doivent ressentir un confort optimal. Il coule de source qu’un intervenant mal à l’aise dans une salle de réunion, ne prêtera pas attention à la séance ou au sujet traité.

Cela nécessite donc d’optimiser l’agencement de la salle de réunion. Voici comment organiser cette pièce du local de votre entreprise.

Différents types de réunion de l’entreprise

Lors d’une réunion, les participants s’échangent des idées sur des sujets relatifs au développement de leur entreprise. Pour l’aménagement d’une salle de réunion, il est préférable de connaître les différentes types de réunion possible au sein d’une entreprise.

Réunion de présentation

Ce type de réunion consiste à présenter ou à partager d’importantes informations. Les participants se regroupent en deux : les présentateurs et les auditeurs. Durant la présentation, l’annonceur expose les idées collectées sur une période donnée. Quant aux auditeurs, ils écoutent en prenant note des informations. À la fin de l’exposé, les deux parties procèdent aux échanges d’idées et à la mise en place d’une stratégie cohérente pour le bien de la société.

Salle de réunion de brainstorming et workshop

La réunion de brainstorming et workshop a pour objectif d’aborder une problématique fondamentale liée aux activités de l’entreprise. Chaque participant essaie d’avancer une solution pour résoudre le problème sur un délai limité. Pour ce type de réunion, la salle adopte souvent un style classique. Pour accroître la créativité des participants, la salle doit privilégier le confort matériel et personnel afin de libérer toute la créativité chez les participants .

Salle de visioconférence et salle de réunion audio

Actuellement, le numérique fait partie de notre quotidien aussi bien à la maison que dans nos activités professionnelles. La visioconférence et l’audioconférence sont devenues des pratiques courantes et populaires dans les entreprises surtout ces deux dernières années. Ce type de réunion permet à l’équipe d’échanger les idées à distance à travers une séance d’appel vidéo. Cela réduit les frais de déplacement et tous ce qui concerne la logistique sur la préparation d’une réunion. Pour les visioconférences, vous pouvez participer dans une salle de réunion ou éventuellement le faire à la maison. Mais vous devez utiliser du matériel bien configuré et performant.

Tenir compte de l’espace disponible

D’une manière générale, les réunions demandent une concentration maximale. Pour cela, vous devez veiller au confort de chaque participant. Par conséquent, il est nécessaire d’améliorer chaque espace. Lors de l’aménagement d’une salle de réunion, il y a des points importants à considérer en premier. Cela concerne :

• La surface de la salle de réunion
• La capacité humaine à assister la réunion
• La nature des activités des employés
• Le type de réunion tenue dans la salle.

Même dans un espace de travail collectif, il doit être calme et confortable lors de la réunion. Cela peut augmenter la productivité de chaque participant. À cet effet, un espace personnel doit être défini pour chacune des personnes. Afin de respecter cet espace personnel, vous devez tenir compte des règles suivantes. Il s’agit :

• Toute personne assise a besoin de 60 cm pour améliorer son audition
• 70 cm par personne assise pour son outil professionnel (ordinateur, bloc-notes, etc.)
• 80 cm par personne, lui permet d’accéder à certains documents importants.
• 80 cm à 1 m : la distance entre le mur et la table. Cela permet aux employés de faire le tour de la table. Cela favorise le dynamisme de votre présentation.

La réunion se tient généralement pendant quelques heures. Chaque participant doit se sentir bien à l’aise. C’est pourquoi vous devez respecter l’espace vie de chaque participant. Après avoir examiné ces mesures, vous pouvez ensuite continuer à choisir les meubles.

Choisissez des mobiliers élégants

Aménager une salle de réunion revient à choisir le bon meuble. Le mobilier doit répondre à vos attentes tout en tenant compte des exigences liées à la configuration de la salle. En effet, le mobilier dans une salle de réunion doit être à la fois pratique et confortable pour les collaborateurs. Choisissez vos meubles de réunion selon le type de réunion à tenir dans la salle.

Les tables de réunions

Une table, peu importe sa forme (carré, ronde, ovale, rectangle), est l’élément crucial d’une réunion. Elle permet aux collaborateurs de s’entretenir avec une aisance. Pour cela, vous devez choisir une table permettant de recevoir une capacité de 4 à 10 personnes et même plus.

La table dans une salle de réunion génère un important volume placé au centre de la salle. Il existe désormais des tables modulables conformément aux idées et envies du membre de la direction. Il y a aussi les tables pliantes couramment utilisées par les entreprises aux budgets limités. Elles sont faciles à connecter et à ranger rapidement.

En ce temps de la technologie, vous pouvez opter pour les tables équipées d’une prise électrique. Cela permet à chaque collaborateur d’utiliser des appareils électroniques.

Les chaises de réunions

Lors d’une réunion, les chaises doivent mettre tout le monde à l’aise afin de prendre des décisions clés. La fermeté et le confort des chaises permettent aux participants de maintenir facilement leur attention pendant la réunion. Pour la chaise, vous pouvez choisir :

• Des poufs créent une atmosphère relaxante.
• La chaise avec étagère intégrée est idéale pour les réunions ou les formations
• Le canapé à la mode

Dans tous les cas, toutes ces possibilités peuvent décorer votre salle de réunion à Lyon d’une manière colorée, conviviale et très stylée.

Les tableaux d’affichage

Un tableau dans une salle de réunion facilite les échanges entre les participants. Le présentateur utilise le tableau pour attirer l’attention des auditeurs. Il est préférable d’utiliser un tableau mobile.

Vous pouvez choisir un tableau tout blanc ou coloré. Ce tableau vous servira à noter toutes les idées collectées lors d’une réunion de brainstorming.

Choisissez de différents accessoires captivant l’attention du public

Outre le mobilier, vous devez également envisager d’autres supports pour aménager votre salle de réunion à Lyon. Ces différents accessoires et équipements permettent de stipuler l’attention de votre public lors d’une conférence.

Le support audiovisuel permet de projeter des fichiers. Ils augmentent l’attention des membres. Habituellement, l’image est projetée sur le mur ou le plafond. Cela peut vous faire gagner plus d’espace.

Afin d’agrémenter l’aménagement de votre salle de réunion, vous devez être équipé des éléments suivants :

• Un système de sonorisation :
• Une solution d’éclairage bien adaptée à la configuration de la pièce.
• La ventilation permet à vos collaborateurs de se sentir à l’aise

Soignez les décorations

Afin d’améliorer l’aménagement de votre salle de réunion à Lyon, vous devez penser à la décoration pour réussir votre présentation. Il est très important de créer une atmosphère relaxante pour monter votre créativité. Vous envisagez d’adapter la pièce pour réfléchir l’image de votre entreprise. Pour cela, vous devez utiliser des affiches ou posters pour décorer les murs.

Vous pouvez même personnaliser l’image en fonction du message à transmettre aux collaborateurs.

Une salle aux murs vitrés permet d’adopter un système d’éclairage proche de la lumière naturelle. De nombreuses entreprises choisissent d’organiser une réunion dans une salle aux murs vitrés. Ce dernier favorise la décontraction de chaque membre. De plus, ils sont très pratiques et modernes.