Facture : les règles et les mentions obligatoires

Une facture est un document notifiant en détail les marchandises vendues ou des services exécutés. Il s’agit d’un document qui nécessite un soin minutieux de la part de l’entreprise ou du professionnel qui l’octroie. La facture est en effet un élément constituant la preuve d’une transaction commerciale, mais le plus important c’est qu’elle possède un pouvoir juridique.

Les principales fonctions de la facture

Une facture peut être à plusieurs usages dans le monde professionnel comme personnel. Et pour être valable, elle a besoin de quelques mentions obligatoires. Nous pouvons voir les différents traitement de la facture comme :

• Commerciale : la fonction première de la facture est de détailler les conditions d’une transaction entre un fournisseur et son client, dont le montant exact de cette dernière.
• Comptable : la facture peut servir de justificatif comptable pour l’établissement de comptes annuels par exemple.
• Fiscale : on peut se servir de la facture comme support à l’exercice des droits sur la TVA, aux contrôles des impôts etc.
• Juridique : dans ce domaine, la facture constitue une preuve irréfutable d’une transaction.

Les règles de facturation

Les factures doivent respecter certaines règles afin d’être certifiées sous peine de non validation et de paiement d’une amende. À part le fait que le document doit être rédigé en français, tout professionnel doit délivrer au moins une facture en deux exemplaires pour une transaction donnée, une pour lui-même et l’autre pour son client.

La facture doit être délivrée au moment même de la transaction ou de l’exécution d’un quelconque service payant, mais aussi au moment de la validation d’une livraison d’une marchandise.

Dans le cas d’une entreprise étrangère établie en France, il est tout à fait possible de facturer dans une monnaie étrangère en prenant bien en compte que la devise soit reconnue internationalement mais aussi convertible. La facture peut être rédigé dans une langue étrangère, mais il se peut que l’administrateur exige une traduction ce qui est tout à fait son droit.

Les factures ont un délai de conservation de 10 ans, durant lesquels ils disposent leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent bien sûr être conservées sous leur format d’origine en papier, mais aussi en version électronique.

Ce que doit contenir une facture

• L’article L144-3 du code de commerce précise clairement que toute facture émise par un professionnel doit comporter les mentions obligatoires suivantes :
• Le numéro de la facture : propre à chaque facture, basée sur une suite chronologique et continue. On peut ainsi y intégrer une série composée d’un préfixe par année
• L’identité du professionnel et du client : leur dénomination sociale ou nom s’il s’agit d’un particulier.
• L’adresse de facturation si elle diffère du siège social de l’entreprise.
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel et du client lorsqu’il auto liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger) : cette mention n’est pas obligatoire pour des factures dont le montant hors taxe n’excède pas 150 euros
• La date d’émission de la facture
• La date de la vente ou de la prestation de service
• La quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
• Les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération
• Le taux de la TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de services en cas de taux différents)
• Le montant total de la TVA
• Le prix catalogue, encore appelé prix unitaire hors TVA des produits vendus
• Le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• Les conditions de règlement
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
• Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dû par le créancier professionnel en cas de retards de paiement

Notons que depuis le 1^er Octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires ont été ajoutées :

• L’adresse de facturation des partis lorsqu’elle est différente de leur adresse
• Le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur

Il existe cependant d’autre cas dans lequel d’autres mentions particulières doivent être indiquées sur la facture.

• Dans le cas où le vendeur ou le prestataire est un membre d’un centre ou d’une association agréé, la mention « membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » doit être ajoutée.
• Si le vendeur dispose d’un régime de franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, selon l’article 293 B du code général des impôts » doit être notifiée.
• Si le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare, ainsi on doit ajouter la mention « auto-liquidation de la TVA » sur la facture et indiquer qu’il s’agit d’un montant hors taxe.
• La mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité doit être ajoutée lorsque les artisans ou les micro-entrepreneurs exercent une activité pour laquelle ils disposent d’une assurance professionnelle.

Les pénalités liées aux infractions de facturation

Vu les précisions et réglementations très strictes abordées précédemment, des sanctions sévères sous forme d’amendes peuvent être appliquées. La sanction la plus légère est une amende de 15 euros par mention manquante ou incorrecte. Cependant, le montant total de l’amende ne peut pas dépasser le quart du montant de la facture.

Les sanctions les plus sévères s’appliquent aux infractions des règles de facturation. Elles prennent la forme d’une amende administrative. Le montant de l’amende peut atteindre 75 000 euros à 375 000 euros en fonction du fait qu’il s’agit d’une personne physique ou morale.

Quelques mots sur les factures électroniques

Récemment, les factures au format électroniques sont de plus en plus courantes. Il y va sans dire que ce format présente de nombreux avantages (du point de vue écologique, mais aussi pratique). Cependant, ce format est tout autant soumis à des règlementations strictes comme l’est le format papier classique.

Notons toutefois que les factures électroniques sont devenues obligatoires pour les entreprises dans le cadre des marchés publics depuis le 1^er Janvier 2020. Selon l’ordonnance n°2021-1190 du 15 Septembre 2021 (prise sur le fondement de l’article 195 de la loi de finance pour 2021) généralise la facturation électronique lorsque les échanges d’une entreprise sont sujets à la TVA. D’ici 2024 et 2026, cela sera progressivement considéré comme étant la norme pour toutes les entreprises.

Une entreprise peut envoyer une facture électronique à son client à condition que ce dernier accepte ce format. De plus, il est important de noter que la version électronique doit parfaitement correspondre à la version papier, comprenant bien sur toutes les mentions obligatoires.

L’émission de ces factures électronique se fait selon certaines normes et procédures. Selon la norme EDI (Echange de Données Informatisée), la facture envoyée par le biais d’un message électronique doit être convenue entre les deux partis, c’est-à-dire l’entreprise et le client. Le message lui-même se doit d’être accessible au client via son ordinateur, sans compter que la lecture doit être exempte de complication susceptible de rendre la facture non valide.

Conclusion

La transmission de la facture doit être sécurisée. Dans ce cas, on fait appel aux signatures électroniques, justifiant l’authenticité et la validité du document. Des audits fiables entre les factures émises ou reçues doivent être mis en place pour toutes transactions électroniques ou lors de livraison ou de service justifiant l’usage de ce format.

Une facture au format électronique n’est valable que lorsqu’elle est correctement conforme à l’originale qu’elle remplace. Le contenu se doit être claire et lisible.