Conservation des documents d’une entreprise fermée : quelle durée ?

Après sa fermeture, une entreprise a l’obligation de conserver les documents liés à son activité pour un temps. Mais cette conservation est seulement valide pour une durée déterminée. Le non-respect de cette durée peut entrainer des sanctions pour l’entreprise en question.

Pourquoi devez-vous conserver les documents même après la fermeture d’une entreprise ?

Une entreprise doit conserver tous les documents émis et reçus au cours de l’exercice de ses activités. La question c’est pour combien de temps ?

En cas de fermeture, vous devrez les garder pour une durée déterminée par la loi. Différentes raisons expliquent cette conservation, même après une cessation d’activité.

Les raisons majeures imposant cette sauvegarde sont :

• Ces documents servent à titre de preuve justificative pour l’entreprise en cas de litige avec l’un de ses fournisseurs ou clients.
• En cas de contrôle d’administration par l’inspection de travail, ces documents justifient la régularité de l’entreprise en question.
• Ils constituent l’historique de votre établissement. Il s’agit des données et des archives de votre activité permettant de vous protéger en cas de problème.

Comme ces dossiers sont des preuves, les informations ci-dessous sont obligatoires sur chaque document. Cela concerne :

• La nature du document
• La date de l’opération
• L’identification du client ou du fournisseur
• Le montant de l’opération.

La sauvegarde de ces documents est valide pour une durée déterminée. Le délai dépend de sa nature et de sa fonction.

Risque de sanction en cas de non-conservation des papiers

L’entrepreneur s’expose à des risques en oubliant la sauvegarde des documents dès la fermeture de son entreprise. Avant d’entamer sur les sanctions, il faudra se renseigner sur la nature de ces pièces.

La nature des documents

La création et la gestion d’une entreprise exigent des démarches à suivre et des documents à fournir. Chacun de ces dossiers possède son importance et son utilité. Cela vaut pour chaque forme juridique choisie par une entité.

Il est nécessaire de connaitre la nature d’un document. Ce dernier peut être :

• Une facture
• Différents types de contrats
• Des livres
• Des pièces comptables
• Le Kbis

Les sanctions

Une entreprise s’expose à deux risques en enfreignant la durée de conservation d’un document.

Sans les pièces justificatives, l’entreprise aggrave la situation en cas de litige. En cas de confrontation avec un client ou un fournisseur, il minimise sa chance de gagner. Il se retrouve sans preuve pour se justifier auprès de l’administration compétente.

L’article 1734 du code général des impôts applique une amende de 10 000 € à une entité refusant de présenter la tenue des documents soumis à un droit de communication ou ayant détruit ces documents avant le délai prescrit. Ainsi, l’entreprise s’expose à une amende en cas de destruction des pièces avant la date de péremption.

Les délais de conservation respectifs des documents de l’entreprise

Pour de nombreuses raisons, l’entrepreneur peut être contraint d’arrêter ses activités. Cette fermeture nécessite une longue procédure et des conditions à respecter. Parmi les protocoles se trouve la conservation des documents d’une entreprise fermée. Chaque type de documents possède une durée minimale de sauvegarde au sein de l’établissement.

Le Kbis d’une entreprise fermée se conserve 5 ans après la suspension de ses activités.

Documents civils et commerciaux

Pour ces types de documents, la durée légale de conservation est la suivante :

• Les polices d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation de
• La déclaration en douane : 3 ans
• Les contrats, les documents relatifs à la banque, les documents liés au transport des marchandises : 5 ans
• Les factures pour clients ou fournisseurs, les bons de commandes et livraison : 10 ans
• Acquisition ou cessation d’un bien immobilier ou foncier : 30 ans

Documents fiscaux et documents comptables

La conservation des documents de pièces comptable dure 10 ans. Ces pièces comptables concernent :

• Les livres
• Les registres
• Les factures d’achats et de ventes

Pour les documents fiscaux, l’article L102B donne un délai de 6 ans pour préserver vos paperasses. Cette durée est à compter à partir de la dernière opération inscrite sur vos livres. Les documents fiscaux sont généralement :

• Livres, registres tenant compte des procédures fiscales
• Documents justificatifs de communication
• Documents d’enquêtes, contrôle d’administration
• Impôt sur le revenu ou sur la société
• La valeur ajoutée, TVA, etc.

Documents sociaux

Le statut d’un établissement se conserve 5 ans à partir de l’expropriation dans le registre du commerce et des sociétés (RCS).

Les documents désignant le compte annuel d’une entreprise se maintient 10 ans.

Les documents concernant la vie d’une société sont à conserver durant 3 ans. Cela s’applique généralement pour :

• Les fiches de présence
• Les convocations
• Les rapports du gérant ou des conseillers administratifs

Documents de ressources humaines

Le Code du travail, le Code de la sécurité sociale et le Code civil nécessitent une durée de 5 ans pour sauvegarder les bulletins de paie, les registres uniques du personnel, les contrats d’embauches.

Document de candidature

À titre de bonus, un dossier de candidature (le CV) est à garder 2 ans. Ce délai est à prendre en compte à partir du dernier contact avec le candidat.

Qu’en est-il des fichiers à supprimer ?

Il est indispensable de respecter le délai légal de conservation des documents après la fermeture. Après cette durée, il existe deux options pour gérer ces documents.

Vous pouvez recourir à l’archivage de vos documents dans un endroit sécurisé. Vous pouvez conserver vos dossiers dans un serveur en ligne de votre choix. Transformés en fichier électronique, vous avez accès à vie de ces documents. Ainsi, en cas de soucis, vous avez encore des preuves.

Dans le cas contraire, il est possible de se débarrasser de tous vos documents après la durée de prescription. Pour cela, vous faites appel à une spécialiste de broyage. La destruction de ces papiers doit se faire en toute sécurité et régularité.

Conclusion

En somme, après cessation d’activité, il est primordial pour une entité de conserver ses documents. Cela lui permet de se mettre à l’abri d’une sanction. Cette conservation lui permettra également de présenter des preuves, en cas de litige avec un ancien client ou un ancien fournisseur.