Comptabilité d’entreprise : comment la mettre en place ?

La comptabilité est une fonction importante de l’entreprise. Régie par une réglementation stricte, elle retrace toutes les opérations financières effectuées par une entreprise. Elle permet aux dirigeants d’avoir les données nécessaires pour l’analyse de la situation financière de la société et de prendre les décisions qui s’imposent.

C’est pourquoi la mise en place de la comptabilité d’une entreprise représente à la fois une obligation, mais également un outil de gestion prépondérant pour ses dirigeants.

La comptabilité : quel système pour quel régime d’imposition ?

Selon la loi, le système comptable qu’une entreprise doit tenir varie suivant le régime d’imposition auquel elle est soumise : le régime réel d’imposition ou le régime des micro-entreprises.

Le système comptable des entreprises sous le régime réel

Votre entreprise est soumise au régime réel d’imposition lorsqu’elle réalise un chiffre d’affaires minimum de 789 000 euros HT, si vous exercez une activité de vente ou une activité de fourniture de logement. Ce seuil s’élève pour un minimum de 238 000 euros HT, si vous êtes un prestataire de services. Ainsi, vos bénéfices seront soumis à l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés.

Dans ce cas, la loi exige la tenue d’une comptabilité d’engagement. Ce système comptable consiste à enregistrer toutes les recettes et toutes les dépenses dès qu’elles sont perçues ou engagées. La comptabilité d’engagement enregistre tous les mouvements réalisés durant un exercice comptable, ayant un impact sur le patrimoine de l’entreprise. Ce système nécessite également l’établissement des comptes annuels, comprenant le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie ou encore le tableau de mouvements des capitaux propres.

Si vous bénéficiez du régime réel simplifié ou si votre entreprise est soumise à la déclaration contrôlée, vous pouvez opter pour la tenue de la comptabilité de trésorerie. La gestion comptable de ce système ne prend en compte que les encaissements et les décaissements effectifs de l’exercice :

• Les opérations qui impactent la trésorerie sont enregistrées au cours de l’exercice
• Des opérations de clôture sont à passer à la fin de l’exercice, notamment l’enregistrement des créances clients et des dettes fournisseurs

Le système comptable dédié aux micro-entreprises

Les obligations comptables qui incombent aux entreprises soumises au régime micro-entreprise sont moins lourdes que celles des entreprises soumises au régime réel d’imposition. En effet, elles ne sont pas tenues d’établir les comptes annuels.

Les micro-entreprises doivent tout simplement :

• Enregistrer les recettes détaillées qu’elles ont encaissées dans le livre des recettes
• Enregistrer toutes les dépenses détaillées qu’elle a déboursées dans le registre des achats.

À quel moment mettre en place la comptabilité d’une entreprise ?

La comptabilité joue un rôle primordial dans la gestion de l’entreprise. Au regard de son importance, il est préférable de faire de la mise en place d’un bon système de comptabilité une priorité au sein d’une entreprise. Si vous êtes en phase de création de votre projet, vous pouvez songer à le mettre en place. Sinon, il n’est pas trop tard pour le mettre en place dans les plus brefs délais.

Comment mettre en place la comptabilité d’une entreprise ?

En général, la gestion de la comptabilité d’une entreprise peut s’organiser de trois manières différentes :

• La gestion par soi-même, en effectuant les écritures comptables ainsi que les comptes annuels à travers un logiciel de comptabilité
• La gestion par un expert-comptable. Dans cette option, la gestion se fait sur l’ensemble de votre comptabilité qui sera à la charge de l’expert-comptable
• La gestion par soi-même et par un expert-comptable.

La gestion de la comptabilité par soi-même

Comme il a été déjà mentionné, la gestion de la comptabilité par soi-même nécessite le plus souvent l’utilisation d’un logiciel de comptabilité.

Avant de mettre en place ce système, il est primordial de connaître :

• Vos besoins concernant les fonctionnalités que doit avoir le logiciel (écritures comptables, établissement du FEC, édition des comptes annuels, établissement des factures et des devis, etc.) ;
• Les ressources que vous pouvez affecter au projet, qu’elles soient financières ou humaines

Il est bon de savoir que vous pouvez opter pour un système hébergé qui est un logiciel de comptabilité en ligne, capable de gérer la totalité de vos opérations à distance.

Le paramétrage du logiciel comptable

Après l’installation du logiciel de comptabilité, choisi selon vos besoins et votre budget, il convient de le paramétrer en effectuant les étapes suivantes :

• Choisir et intégrer le plan de comptes personnalisé selon le fonctionnement de l’entreprise. Le plan de comptes doit être conforme au PCG (ou plan comptable général) et détaillé le plus possible.
• Ouvrir et paramétrer les journaux auxiliaires. Si votre entreprise est petite, vous pouvez opter pour la comptabilité des opérations dans un journal unique. Cependant, il est fortement conseillé d’enregistrer vos écritures comptables dans des journaux auxiliaires : journal d’achat, journal de vente, journal de banque, journal des salaires, journal des opérations diverses, etc.
• Ouvrir et paramétrer les comptes auxiliaires relatives aux clients et aux fournisseurs. Bien entendu, cette étape n’est pas obligatoire. Mais elle est nécessaire si vous voulez effectuer un suivi de vos opérations en cours pour chacun de vos tiers.

La saisie des opérations de l’exercice

Après avoir effectué tous les paramétrages nécessaires, vous n’avez plus qu’à passer les écritures comptables de vos opérations courantes.

Ces écritures doivent se baser sur des pièces justificatives, émanant des opérations effectuées. Elles peuvent être des factures d’achats de vos fournisseurs, les factures que vous délivrez pour vos clients, les chèques, les relevés bancaires, les déclarations de TVA, les déclarations de salaires, etc.

Veillez à enregistrer chaque opération dans le journal qui convient :

• Les factures d’achats sont à enregistrer dans le journal d’achat. C’est la même chose pour les factures de ventes
• Les chèques et les relevés bancaires sont à enregistrer dans le journal de banque
• Etc.

Pour une bonne gestion administrative, vous devez mettre en place un système de référencement (numérotation de chaque pièce justificative) et un système efficace de classement de ces pièces pour faciliter les contrôles fiscaux ou les procédures en cas de litiges.

Les travaux relatifs à la révision comptable et l’établissement des comptes annuels

Durant l’exercice en cours, vous êtes amené à effectuer des travaux de révision comptables qui consistent à lettrer les comptes fournisseurs et les comptes clients, et à vérifier l’exactitude des soldes inscrits aux comptes du bilan et aux comptes de gestion.

De plus, vous êtes tenu d’effectuer l’établissement de vos comptes annuels. Généralement, vous devez établir votre bilan, compte de résultat et votre annexe. Cette étape nécessite la réalisation des travaux de révision ou travaux d’inventaire, qui consistent à :

• Effectuer des inventaires physiques des immobilisations et des stocks à la clôture de l’exercice ;
• Effectuer des écritures d’ajustement relatives aux charges constatées d’avance, aux factures non parvenues, aux provisions, aux produits constatés d’avance, aux factures à établir, etc. ;
• La déclaration et la comptabilisation des impôts dus.

La clôture de l’exercice

La clôture de l’exercice se fait après que les livres comptables obligatoires définitifs ont été édités. En contrepartie, l’entreprise doit procéder à l’ouverture du nouvel exercice comptable et effectuer les reports à nouveau.

La gestion de la comptabilité par un expert-comptable

Vous pouvez également choisir de déléguer la gestion de votre comptabilité et faire appel aux services d’un expert-comptable que vous devez préalablement choisir. Cette délégation peut être :

• Totale, ce qui signifie que l’expert-comptable aura pour mission de gérer l’intégralité de votre comptabilité. Votre responsabilité est de communiquer les pièces comptables de vos opérations à votre expert-comptable. Il est tout de même bon de savoir que les honoraires d’un expert-comptable peuvent être plus onéreux.
• Partielle, de ce fait, vous réservez quelques travaux comptables à votre charge et déléguez le reste des travaux à votre expert-comptable.

La répartition générale des travaux entre vous et votre expert-comptable est claire. Vous vous chargez d’enregistrer les achats, les ventes et les opérations de trésorerie. Votre expert-comptable sera alors responsable des autres opérations et de l’établissement des comptes annuels.

En somme, la mise en place de la comptabilité au sein d’une entreprise dépend entièrement de votre régime fiscal, de vos besoins, de votre budget, de vos autres ressources et du volume de travail que vous voulez consacrer à la fonction. Adaptez votre système selon ces paramètres et assurez-vous de mettre en place un système efficace qui minimise les risques d’erreurs.