Service courrier d’entreprise : comment mieux gérer les recommandés ?

La rédaction, la transmission, la réception, le tri du courrier font partie des activités courantes d’une entreprise. Cette gestion administrative du courrier est tout de même chronophage pour les personnes concernées. La pile augmente en effet lorsque ces correspondances ne sont pas traitées assez rapidement. Pour faciliter la gestion du courrier convenablement, de nombreuses solutions existent pour sécuriser, simplifier et accélérer leur traitement.

Utilisez un logiciel de traçabilité du courrier

Pour être compétitive, une entreprise doit être réactive et ajouter à son quotidien, des technologies innovantes, pour augmenter ses performances. De nombreux domaines sont touchés par ces avancées. La logistique en fait partie. Une entreprise peut aujourd’hui utiliser un logiciel de traçabilité de courrier et de colis, pour suivre en temps réel ses correspondances. Ces applications sont des solutions complètes qui peuvent gérer vos courriers et objets circulants, sortants ou entrants. Elles gardent une trace des mouvements du courrier en entreprise, dans leur registre virtuel évolutif. Vous pouvez découvrir en cliquant sur ce lien un logiciel de traçabilité du courrier, qui permet d’optimiser les processus logistiques. Le logiciel permet de gérer les colis, la préparation de commande, le tri des correspondances et le traitement de recommandés proposés par des professionnels.

Le logiciel de traçabilité prend en compte la gestion des correspondances non identifiables, du courrier normal aussi bien que les recommandés, fait son séquencement et le trace. L’application de traçabilité de courrier contrôle également la concordance des bordereaux de réception et vous permet d’imprimer vos bordereaux d’expédition pour justifier l’envoi d’une correspondance. Vous pouvez par ailleurs bénéficier d’une grande flexibilité avec cet outil.

Son architecture peut en effet se présenter en version cloud ou client-serveur selon vos besoins. Vos collaborateurs pourront ainsi bénéficier de services dédiés à l’envoi de courrier électronique ou de suivi de leur courrier depuis le cloud. Pour vos correspondances les plus sensibles, ces solutions de traçabilité de recommandés vous permettent parfois, grâce à leur interface, d’avoir accès à des services de livraison sécurisée.

Optez pour une solution de tri vocal du courrier

Les logiciels de tri de courrier basés sur la voie font partie des outils facilitant aujourd’hui la gestion des courriers recommandés. Comment fonctionnent-ils ?

Une voix vous guide pour distribuer vos lettres aux principaux concernés. Il faut au préalable définir le critère de tri (un nom d’employé, un code spécifique, un mot-clé ou un département par exemple). Il vous suffit ensuite de prononcer le critère de tri ou de placer la correspondance sous la caméra du logiciel, pour qu’il vous indique dans quel compartiment il faut la mettre. Pour faciliter l’identification du casier, vous pouvez installer un meuble de tri intelligent. Il indiquera, en éclairant au moyen d’une LED, le compartiment où vous devez mettre le recommandé.

La consigne de tri est annoncée sur un moniteur, en éclairant le compartiment de rangement et enfin par retour dans l’écouteur de l’opérateur. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps et minimiserez le risque d’erreur de tri. La solution de tri vocal est facilement paramétrable grâce à Excel. Il est en plus possible de le connecter à des bases de données comme le répertoire de votre entreprise. Lorsque le courrier est classé dans le casier adapté, le logiciel peut même envoyer un mail pour prévenir le destinataire.