La définition du FEC (Fichier des Écritures Comptables)

Les entreprises peuvent choisir de tenir leurs comptabilités grâce à un système informatisé. Les outils informatiques comme les tableurs ou les logiciels facilitent la gestion des opérations.

Pour toute entreprise optant pour une comptabilité informatisée, un fichier des écritures comptables doit être présenté lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Définition du FEC

Le fichier des écritures comptables ou FEC s’inspire d’un dispositif datant de 2005. Il s’agit de la norme SAF-T de l’OCDE. SAF-T se traduit par standard audit file for tax. L’organisation de coopération et de développement économique (OCDE) effectue la mise en place d’un système d’échanges d’informations standardisées. La circulation de renseignements s’effectue entre l’administration et les entreprises.

Ainsi, le FEC présente des normes à suivre dans sa production et sa transmission. Les standards sont les mêmes pour toutes les entreprises concernées sur le sol français. Le FEC communique les informations comptables d’une société à l’administration. Les renseignements regroupés concernent uniquement un exercice donné. Par exemple, vous devrez fournir les tris, les calculs, le classement et les recoupements des dossiers comptables.

Le FEC présente un caractère obligatoire depuis 2014. Cela s’applique pour toutes les entreprises présentant les critères suivants :

• Utilisation d’un outil informatique pour la gestion de leur comptabilité.
• Soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR), et se trouvant dans la catégorie :
  • Des bénéfices industriels commerciaux (BIC),
  • Des bénéfices non commerciaux (BNC),
  • Des bénéfices agricoles (BA).
• Devant tenir et présenter des documents comptables selon le Code général des impôts. Cela concerne les professionnels relevant du régime réel d’imposition.
• Tous les professionnels faisant l’objet d’un contrôle de comptabilité avec un avis datant depuis le 1^erjanvier 2014.

En remplissant ces conditions, vous devrez présenter une copie de votre FEC sous forme de document dématérialisé lors du contrôle de l’administration fiscale. Cela s’effectue également lors d’un examen de comptabilité à distance. Votre logiciel comptable ou votre expert-comptable produira automatiquement ce fichier.

L’intérêt du FEC

L’utilisation du fichier des écritures comptables présente des avantages considérables. Cela vaut pour l’administration fiscale que pour l’entreprise concernée. En effet, vous facilitez leur travail en regroupant tous les renseignements de votre comptabilité dans un seul document. Cela octroie un gain de temps pour les contrôleurs.

En diminuant le temps requis pour le contrôle, vous réduisez également le temps de présence de l’inspecteur dans vos locaux. Le fichier dématérialisé est un outil de vérification. Il permet d’inspecter la conformité des documents comptables par rapport à vos déclarations fiscales.

Vous aurez à remettre une copie de votre FEC à l’administration fiscale le moment venu. Ce dernier devra communiquer l’ensemble des journaux comptables de votre établissement sur une période donnée.

Les standards du document

Le fichier des écritures comptables est un document standardisé en France. Il est donc impératif de respecter chaque norme applicable sous peine de subir des sanctions. Ainsi, vous devrez vérifier la conformité de votre fichier avant de la remettre à l’administration fiscale.

Cette uniformité facilite le travail des contrôleurs fiscaux. L’administration fiscale reste la seule entité définissant les protocoles à suivre. Les standards s’appliquent à différents niveaux :

• Le format et la structure,
• L’encodage des informations,
• Le contenu du fichier.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité compatible aux normes de l’administration fiscale permet de réduire les risques d’erreurs. Un outil permettant l’édition d’un FEC conforme devient donc avantageux pour le contribuable. Un instrument de test de la DGFiP permet d’évaluer la conformité du fichier.

Le format et la structure

L’administration fiscale définit les normes techniques et comptables comme suit :

• Le document doit prendre la forme d’un fichier texte basique.
• Il doit être statique et séquentiel.
• Vous devrez l’organiser en lignes et en colonnes.
• Le type de séparation des informations sera la touche « tab » ou « pipe ».

L’encodage

L’encodage suit également les normes applicables. Par exemple, vous devrez faire attention avec les formats de caractères, les formats de dates et les autres détails de la même catégorie. Cela peut être différent d’une entreprise à une autre selon l’ERP utilisé.

En effet, il est possible de trouver une date sous le format anglo-saxon avec un ERP donné. Ce type d’encodage est non recevable pour le logiciel Alto 2 de l’administration fiscale.

Le contenu

Le contenu du FEC respecte les standards mis en place. Cela concerne la structuration des informations indiquées dans le document. Vous communiquerez les renseignements en suivant l’ordre chronologique suivant :

1. Le code du journal de l’écriture comptable.
2. Le libellé du journal de l’écriture comptable.
3. Le numéro de l’écriture comptable. Il devra présenter une base séquentielle.
4. La date de comptabilisation de l’écriture comptable.
5. Le numéro de compte. Vous utiliserez le compte réel utilisé par le contribuable selon son plan comptable.
6. Le libellé du compte.
7. Le numéro de compte auxiliaire (en banc si inutilisé).
8. Le libellé du compte auxiliaire (en blanc si inutilisé).
9. La référence de la pièce justificative.
10. La date de la pièce justificative.
11. Le libellé de l’écriture comptable. Cela concerne l’identification littérale du motif de l’écriture comptable.
12. Le montant au débit.
13. Le montant au crédit.
14. Le lettrage de l’écriture comptable (en blanc si inutilisé).
15. La date de lettrage (en blanc si inutilisé).
16. La date de validation de l’écriture comptable.
17. Le montant en devise (en blanc si inutilisé).
18. L’identifiant de la devise (en blanc si inutilisé).

Le respect de cet ordre est obligatoire pour le FEC. Les colonnes devront rester vides en cas d’absence d’informations suffisantes. Par exemple, vous laisserez la colonne concernant le numéro du compte auxiliaire en l’absence du renseignement. La mention du chiffre zéro ou « espace » dans la case concernée reste interdite.

Comment remettre le FEC ?

La remise du FEC s’effectue lors de la première intervention du vérificateur de comptabilité dans vos locaux. Il est possible les différents supports physiques pour effectuer la copie : CD, DVD, clé USB, disque dur externe, etc.

L’administration fiscale vérifiera les informations communiquées minutieusement. Elle peut émettre une mise en recouvrement ou à une absence de correction du fichier. La fin des analyses conduira à la destruction du FEC.

Les sanctions applicables

Le non-respect des normes applicables de l’administration fiscale conduit à la non-conformité de votre FEC. Vous serez alors sanctionnable. Cela s’applique également en cas de non-remise du document. L’administration dispose d’un délai de prescription de 3 mois pour contrôler le fichier. Cela s’applique à partir de la remise du document. Ce délai devient nul en cas de non-remise du FEC.

Les sanctions possibles sont les suivantes :

• Le paiement d’une amende de 5 000 € pour l’absence de rectification sur le fichier.
• Un taux majoré de 10 % de vos droits mis à charge en cas de correction appliquée par l’administration. L’amende reste ici supérieure à 5 000 €.

Conclusion

Depuis 2014, les contribuables concernés par le FEC doivent impérativement avoir une copie du document. Ils doivent également respecter les normes applicables. Le non-respect d’une des deux obligations conduit à une sanction. Cette dernière s’appliquera 15 jours après la réception de l’avis de contrôle de comptabilité.