Déménagement d’entreprise : les choses à ne pas oublier

Pour des raisons comme un manque d’espace, un local inadéquat ou une minimisation des charges, une entreprise choisit de quitter son lieu d’implantation et déménager dans de nouveaux bureaux. Cette étape parait difficile et peut constituer une source de stress pour le dirigeant et les employés. Elle nécessite beaucoup d’organisation. Pour réussir un déménagement, il existe plusieurs éléments que l’entreprise doit prendre en considération.

Quelles formalités suivre pour un déménagement d’entreprise ?

Avant de penser à un déménagement, une chose cruciale à effectuer par l’entreprise est de suivre certaines formalités.

Les contrats

Une première étape à réaliser avant un déménagement professionnel est la résiliation de tous les contrats. Ces derniers comprennent les contrats d’eaux, d’électricité, de téléphone, d’assurance habitation ou encore de chauffage. Par conséquent, l’entreprise se doit de contacter les services correspondants. Une fois cette démarche faite, elle peut procéder à la signature de nouveaux contrats pour le nouveau bureau. Si cela n’a pas été fait avant le déménagement, il y aura des soucis.

La résiliation du bail commercial

La résiliation du bail commercial est une procédure à ne pas oublier avant de quitter les lieux. Elle doit être effectuée au plus tard 6 mois avant le changement d’adresse. Pour ce faire, deux options existent : envoyer une lettre recommandée au propriétaire des locaux ou un acte d’huissier pour faire part de la décision de déménager.

Le changement d’adresse

Pour toute entreprise, un déménagement vers un nouveau bureau est signe de changement d’adresse professionnelle. Ce changement implique la modification du siège social de la société auprès du greffe du tribunal au moins un mois avant le fait. Une déclaration de déménagement dans plusieurs services comme le CFE, l’URSSAF ou la banque de l’entreprise est aussi obligatoire. Par ailleurs, le changement d’adresse figure sur les documents officiels tels que le numéro SIRET ou les factures.

Quelles préparations accomplir avant le déménagement ?

Avant d’effectuer un déménagement d’entreprise, il existe plusieurs choses à ne pas oublier. Ces étapes sont déterminantes pour que tout se passe bien le jour J.

Choisir un nouveau local

Le choix d’un nouveau local pour siéger l’entreprise fait partie des tâches compliquées lorsqu’il est question de déménagement. Il est primordial de trouver un local qui répond exactement aux besoins de l’entreprise. Pour faciliter cela, plusieurs méthodes peuvent être adoptées. Il existe des services qui sont spécialisés dans ce domaine. Plusieurs sites web proposent aussi des locaux professionnels. Encore mieux, pourquoi ne pas publier vous-même une annonce dans un journal ou un site spécialisé ?

Fixer la date du déménagement

Fixer une date précise pour quitter les locaux est crucial. Elle doit être connue plusieurs semaines avant le déménagement. Le mieux est de prévoir trois mois à l’avance pour bien se préparer et faire une liste des nombreuses tâches à effectuer. La date idéale pour un déménagement d’entreprise est le week-end. De cette manière, l’entreprise n’est pas obligée d’arrêter ses activités. Si cela est impossible, choisissez des jours durant la semaine et optez pour le télétravail.

Informer les salariés du déménagement

Le déménagement concerne tous les salariés d’une entreprise. Ainsi, tout le monde doit être informé de la situation ainsi que de la raison du changement. En prenant connaissance de cette étape importante dans la vie de la société, tous les salariés peuvent se préparer mentalement et physiquement. Un déménagement peut entrainer des frustrations et de la peur pour certains et un choc pour d’autres. La distance entre le domicile et le nouveau lieu de travail constitue un changement dans le quotidien de nombreuses personnes. Les employés ont besoin du temps pour s’y préparer.

En ce sens, désigner un responsable de déménagement parmi les employés constitue un meilleur moyen de rassurer les collaborateurs et de mieux s’organiser.

Penser à une entreprise de déménagement

Le déménagement peut être effectué par l’entreprise elle-même si le nombre de salariés est de moins de vingt personnes. Mais pour faciliter les choses et surtout ne pas dépenser beaucoup de temps, il convient de faire appel à une entreprise de déménagement professionnel. Avant d’effectuer ce type de travail, les sociétés de déménagement effectuent d’abord un état des lieux afin d’estimer le cout du déménagement. Le plus souvent, cela se fait gratuitement.

L’avantage de ces entreprises est qu’elles fournissent des cartons adaptés pour emballer les affaires en plus du camion de déménagement. Toutefois, le choix de la société de déménagement doit être bien étudié. Il ne s’agit pas simplement d’engager celle qui est la moins chère, mais celle qui propose la meilleure option.

Faire une check-list des taches

Avoir une check-list de déménagement est essentiel. Cela va faciliter les choses en plus de faire gagner du temps. Cette liste doit comprendre toutes les tâches à faire avant, pendant et après le déménagement. Établir un cahier des charges précis est un moyen d’y parvenir plus facilement.

La durée de chaque tâche dans cette liste peut être différente. Si certaines se font en un jour, d’autres nécessitent plusieurs jours, voire une semaine. Elles dépendent également de la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, l’important est d’avoir une bonne organisation pour faciliter le départ de l’ancien local.

Quelles sont les tâches à effectuer le jour du déménagement ?

Le transfert des données

Parmi les démarches avant un déménagement, le transfert du parc informatique fait partie des éléments qui demandent de la préparation et de la planification. D’une très haute importance, les données stratégiques d’une entreprise sont stockées dans un système informatique. Lors d’un déménagement, un inventaire du parc informatique est une étape indispensable pour ne pas perdre des informations stratégiques et confidentielles. Pour assurer leur sécurisation, l’entreprise doit prendre du temps pour effectuer le transfert des données. En ce qui concerne leur déménagement, il vaut mieux le faire les derniers jours. Chaque matériel doit être inventorié et étiqueté pour qu’il soit plus facile à distinguer par leur détenteur.

Trier les affaires et les dossiers

Avant de mettre les affaires et les dossiers dans les cartons, faire un tri est très utile pour dégager ceux qui ne sont plus utiles et simplifier l’installation dans le nouveau bureau. Une chose importante à ne pas oublier lors de l’emballage des cartons est de préciser leur contenu ainsi que le service concerné.

Un tri concerne également chaque mobilier de bureau. Dans une entreprise, il y a des équipements qui ne sont plus fonctionnels ou qui sont déjà en mauvais état. Ils peuvent être offerts à des salariés qui en ont besoin ou donnés à des associations. En ce qui concerne les équipements dont la société n’utilise plus, mais qui fonctionnent encore, il est possible de les revendre à des sociétés spécialisées dans ce domaine.

Nettoyer l’ancien local

Partir de son ancien bureau et laisser le propriétaire faire le ménage est une mauvaise idée. Une fois vide, il est indispensable de procéder à un ménage approfondi. Cette tâche peut être faite par les salariés, mais l’idéal est de faire appel à une société de nettoyage. Ce type de service connait particulièrement toutes les normes à respecter pour un nettoyage avant un déménagement. Comme pour le déménagement, toutes les sociétés de nettoyage ne proposent pas les mêmes services ni les mêmes tarifs. Il vaut mieux faire une comparaison avant de prendre une décision.

Après le déménagement, quelles sont les choses à faire ?

Les choses à faire ne se terminent pas lorsque le déménagement dans les nouveaux locaux est effectué. Il existe encore des tâches aussi importantes les unes que les autres qu’une entreprise doit réaliser.

S’occuper des documents officiels

Lorsqu’une entreprise déménage, son adresse change immédiatement. Ce changement doit figurer sur ses documents officiels comme les factures, les bons de livraison, les contrats ou encore les cartes de visite. À cet effet, une modification doit se faire dès que le déménagement est effectif. Ceci est également valable pour toutes les signatures d’email et le site internet de l’entreprise.

Un changement à ce niveau est indispensable pour mettre à jour les informations essentielles sur la société. Pour faire part de la nouvelle à ses partenaires, l’entreprise peut envoyer des mails ou des courriers mentionnant ce changement d’adresse.

Consulter une agence d’aménagement

L’agencement des nouveaux locaux après le déménagement doit être une priorité. Toute l’équipe peut accomplir cette tâche pour ne pas faire des dépenses. Cependant, cela nécessite beaucoup de temps et d’organisation en interne. Si le budget de l’entreprise le permet, il est conseillé de consulter une agence d’aménagement.

Cette technique est nécessaire si le dirigeant souhaite avoir des bureaux qui sont plus motivants et attrayants pour tous les collaborateurs. Les entreprises d’agencement sont spécialisées dans la conception et la décoration de local professionnel. Leur travail permet de donner un aspect plus fonctionnel et plus esthétique à chaque bureau.

Organiser une fête pour accueillir le nouveau bureau

Pour l’inauguration du nouveau lieu de travail et pour marquer l’évènement, une petite fête ou un team building avec tous les collaborateurs paraissent une bonne idée. Cette pratique est en quelque sorte une manière de souhaiter la bienvenue à tout le monde. Par ailleurs, inviter les clients à y participer permet aussi de les intégrer dans le nouveau local.