Quelle formation suivre pour exercer le métier de secrétaire administratif ?

Le métier de secrétaire administratif ou assistant administratif en plein essor en France. Les nouvelles technologies favorisent la création d’emplois et facilitent les formations dans le secteur. Les postes spécialisés se diversifient et participent au développement du secrétariat. Les entrepreneurs proposent des recrutements pour une sous-traitance des tâches administratives. L’exercice du métier nécessite la validation d’une formation et d’un concours officiel. Les recruteurs évalueront vos capacités et votre profil avant un entretien dans l’entreprise. La présence de diplômes spécifiques peut augmenter significativement vos chances d’embauche et, par conséquent, vos chances d’occuper un poste de secrétaire administratif.

La description du métier

Le poste de secrétaire ou d’assistant administratif peut être attribué à un homme ou une femme. Vos clients peuvent provenir du secteur public comme du secteur privé. Vos occupations concerneront les tâches administratives en bureau ou à distance. Vous serez parmi les acteurs dans la vie de l’entreprise.

Vous vous chargerez de la préparation de diverses activités, de la communication, à la comptabilité. Selon votre affectation et vos compétences, vos responsabilités peuvent varier. Vous pouvez exercer dans un ministère, dans un commissariat de police, dans une préfecture, ou encore dans une ambassade. Vos rôles seront différents d’un service à l’autre.

Dans le cadre de l’exécution de vos missions, un supérieur hiérarchique supervisera votre activité professionnelle. Ce dernier peut être un responsable de service, un chef de bureau ou directement le directeur de l’entreprise. Vous servirez d’intermédiaire entre le service de votre supérieur et tous ses interlocuteurs.

Vous vous concentrerez la fonction de secrétariat et sur les tâches bureaucratiques. Cela concerne les rapports des différentes activités. La rédaction du courrier figure parmi vos responsabilités. Vous assurerez la communication entre les différents services de votre département à l’aide des notes internes. Vous effectuerez des synthèses de textes législatifs et réglementaires de votre service.

Votre position consiste à assurer le lien entre les différents échelons hiérarchiques. Vous transmettez les directives des supérieurs pour les subordonnées. Vous communiquerez en parallèle les informations provenant du personnel aux dirigeants. Vous effectuerez la documentation sur les différentes missions liées à votre service. En affranchissant votre supérieur de ses obligations administratives, vous allégez sa charge de travail.

En tant que professionnel et intermédiaire, vous recevrez les appels téléphoniques. Vous les filtrerez par ordre de priorités. Vous servez de standardiste à votre supérieur. Vous êtes en contact permanent entre le service interne et externe de votre département.

Le rôle d’un secrétaire ou assistant administratif s’étend jusqu’à la gestion de l’emploi du temps de son chef. Vous assurerez la préparation, l’organisation de ses différentes réunions et de ses rendez-vous. Cette situation peut vous mener à la gestion de ses déplacements. Cette dernière implique votre entière disposition pour les papiers administratifs. Cela concerne la documentation et la gestion des archives.

Vos responsabilités peuvent concerner la gestion des affaires courantes en l’absence du dirigeant. Dans le cas d’une relation de confiance, celui-ci peut vous déléguer la prise des décisions dans cette situation. Votre supérieur peut également consulter votre avis si nécessaire. Il peut vous assigner des dossiers ou la gestion du personnel. Votre rôle dépendra entièrement des charges déléguées par votre chef.

Les compétences pour exercer ce métier

Les responsabilités dans le métier d’assistant varient selon l’employeur. Mais pour exercer efficacement dans le secteur, une bonne formation, des qualités et des compétences peuvent vous aider. Cela sert indépendamment de votre affectation.

La profession nécessite la rédaction de différents rapports et notes. Cela sollicitera votre capacité rédactionnelle. La maitrise de l’orthographe et des syntaxes est importante. Vous exploiterez des outils bureautiques comme un logiciel de traitement de texte, un tableur ou encore les logiciels de présentation assistée par ordinateur (PAO et PréAO).

Vous gèrerez diverses informations de l’entreprise. Cela concernera non seulement votre emploi du temps, mais aussi celui de votre employeur. Vous ajouterez les différents documents à votre charge pour une bonne préparation. Une bonne méthode d’organisation devient impérative. La rigueur et la discipline permettront d’éviter tout éparpillement dans vos tâches. Votre esprit de synthèse résumera les informations importantes à votre supérieur.

Les informations vous parviendront en quantité. La gestion de ces données nécessitera des techniques de prise de notes efficaces. La transcription écrite sollicitera votre rapidité dans la rédaction. Les rapports doivent parvenir à temps aux commanditaires.

L’accueil et le contact font partie de votre quotidien. La possession d’un sens relationnel sera un atout dans la bonne exécution de vos missions. En tant qu’intermédiaire, la communication doit être votre point fort. La création de lien entre les différentes équipes et services est en partie de votre ressort.

Dans cette profession, le respect de la hiérarchie est obligatoire. Vous devrez servir les intérêts de vos employeurs tout en maintenant une bonne relation avec le reste du personnel. La reconsidération de votre attitude selon la situation vous aiderait à maintenir cet équilibre.

La polyvalence vous permettra de répondre aux différentes assignations. Vos responsabilités peuvent concerner l’administration, le juridique ou les finances. L’employeur peut ajouter des missions supplémentaires. Votre capacité à vous adapter aux situations vous offrira la possibilité de réagir efficacement aux différents contextes du métier.

La formation à suivre pour devenir secrétaire administratif

L’exercice du métier d’assistant administratif nécessite la possession d’un diplôme de baccalauréat (bac) ou du moins d’une formation obtenu par le CPF. A Paris, à Créteil tout comme dans les autres arrondissements (ARR), vous devrez être majeur et posséder la nationalité française. Le concours accepte aussi un citoyen de l’espace économique européen ou Suisse. Une preuve de votre service à la Journée d’Appel à la défense complétera les prérequis pour candidater au concours de secrétaire administratif.

Avant d’effectuer l’examen, vous devrez vous préparer en conséquence. La connaissance sur les critères de recrutement augmentera vos chances de réussite.

• Niveau bac :

Le Baccalauréat (bac) professionnel gestion-administration et le baccalauréat techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) vous permettront d’accéder à un poste. Un certificat d’aptitude ou CAP équivalent offre les mêmes possibilités.

• Niveau BTS :

Le baccalauréat (bac) seul possède ses limites. Les offres d’emplois demandent actuellement un BTS comme minimum requis. Les formations compatibles avec le métier sont le BTS de la gestion de la PME, du support à l’action managériale, en assistance technique d’ingénieur (ATI), en comptabilité gestion (CG), management commercial opérationnel (MCO) et commerce international (CI). Ces études vous permettront de remplir le critère minimum pour les recrutements.

En intégrant un IUT ou Institut Universitaire de technologie, vous pouvez effectuer un DUT (diplôme universitaire de technologie). Le DUT en carrière juridique et celui en gestion et administration des entreprises vous offrent à la fois la préparation pour le concours et à d’autres perspectives.

• Niveau Licence et au-delà :

La licence en gestion des entreprises et des administrations, et celle en gestion administrative et commerciale correspondent à votre projet. Être titulaire de ces diplômes peut vous garantir un poste après votre validation au concours. Les entreprises affichent une préférence aux candidats avec les masters suivants : langues, droit, sciences économiques, administration économique et sociale. Vous compléterez vos études avec une formation en secrétariat.

L’obtention d’un poste de secrétaire se fait par concours. Vous postulerez à un examen interne ou externe. Cela dépendra de la structure de votre choix. En réussissant les épreuves dans le secteur public, vous obtenez le statut de fonctionnaire de catégorie B.

L’examen se compose de trois épreuves. Vous passerez un concours écrit et oral. Le dernier test dépend du ministère recruteur. Des établissements proposent des mesures d’accompagnements pour les candidats. Vous pouvez suivre des cours à distance ou présentielles. Cela dépend de vos préférences et de votre situation.

Le salaire et les débouchés

Le salaire varie selon votre ancienneté à votre poste de secrétaire administratif. En tant que fonctionnaire, votre revenu dépend de votre statut au sein du service. Les différents ministères proposent des postes de secrétaires administratifs. La ville de Paris étant le siège du gouvernement, vous avez des chances d’exercer là-bas.

Le débutant commencera à l’échelon numéro 1 avec environ 1 600 € de revenu brut par mois. Cette rémunération évoluera selon votre poste et votre ancienneté. Arrivé à l’échelon de classe exceptionnel, vous toucherez environ 2 500 € brut par mois.

Dans le milieu de l’éducation, les académies disposent chacun de leurs propres concours. Vous postulerez pour un poste dans un lycée, un collège ou une école primaire. Ce secteur reste le premier recruteur de candidat.

Le ministère de l’Intérieur vous proposera un emploi dans la préfecture ou le poste de police. La justice sollicite également la présence d’un secrétaire administratif. Les villes ont la possibilité de procéder à un recrutement si nécessaire. Paris a un statut particulier parmi toutes les autres villes. Elle peut organiser un concours à part pour engager un nouveau secrétaire administratif.

La présence d’un diplôme de niveau BTS minimum vous permet de songer à une spécialisation. Les choix disponibles sont divers. Vous pouvez choisir une carrière dans le médico-social, le juridique, la technique, ou encore la sténotypie.

Vous pouvez effectuer un transfert vers le secteur privé. Selon vos compétences et vos expériences, vous pourrez envisager de devenir assistant de direction ou assistant commercial. Les formations dans les différents établissements permettent de combler vos lacunes. Cela améliorera vos connaissances et votre CV.

Devenir secrétaire administratif permet de choisir entre différentes possibilités. Votre choix de carrière dépendra de vos aptitudes et de votre expérience. Le revenu pour un débutant reste acceptable. Vos tâches resteront diversifiées. Votre charge de travail dépendra de vos missions. L’acquisition d’un poste peut vous garantir une stabilité de cinq ans.

Conclusion

La présence du concours risque de compliquer vos chances d’obtenir un poste de secrétaire administratif. Toutefois, une bonne préparation et la présence des diplômes augmenteront considérablement vos chances. L’acquisition d’un poste signifiera ensuite un emploi stable.