Quelles sont les étapes à respecter pour l’organisation d’un événement ?

Quel que soit le type d’évènement, planifier et mener à bien son organisation n’est pas une tâche facile. Les préparatifs demandent même plusieurs semaines d’organisation pour atteindre les objectifs. Si vous êtes le responsable en charge de la mise en place d’un évènement, vous devez vous concentrer sur un certain nombre de points.

Quelques points qui sont bons à savoir

Vous n’avez pas forcément besoin d’être un professionnel du milieu pour organiser un évènement. Il vous suffit juste d’être bien organisé et de suivre les quelques conseils que nous vous donnerons afin d’épater vos invités.

La toute première chose à faire consiste à élaborer les projets sur lesquels se fera votre événement. Il est essentiel de prendre en compte le choix de la date, choix du lieu de la réception ainsi que le choix de la formule.

Par où commencer ?

Bien avant de se pencher sur les points précédents, vous devez d’abord répondre aux questions suivantes :

• Quel objectif fixez-vous pour votre événement ?
• Quelle image souhaitez-vous transmettre à vos invités ?

Votre réponse sera le fondement de la réception. Puis, les autres suivront du moment que vous savez la base.

Par quoi commencer ?

Il ne s’agit pas seulement de commencer, il faudrait généralement suivre des étapes que nous allons énumérer ci-après.

Établir le but de la fête en question

Il existe quelques étapes pour réussir à organiser un évènement.

Étapes par étapes

• Choisir la date de votre évènement

D’une manière générale, la date choisie devrait dépendre du type d’événement. Cela peut être une grande réception, un événement d’entreprise, un évènement d’une association ou familial, une petite party, un lancement de produit, un team building, ou autres. Quel que soit le genre, la date devrait être fixée à partir de votre genre de réception.

Toutefois, le moment le plus idéal pour organiser une fête est sans doute un soir de semaine. Pourquoi ? Tout simplement pour que tout le monde puisse y être. Pendant la soirée et pendant les week-ends, quasiment la plupart d’entre nous sont libres.

• Supposer le nombre d’invités

En effet, pour pouvoir estimer le nombre de vos convives, vous devez vous référer aux listes d’invités. De cette façon, vous aurez un nombre estimatif des invités, en supposons qu’au moins 75% d’entre eux seront présents.

• Établir un concept et un budget général

Le concept répond souvent à l’objectif ou le fondement de la fête. Il faudrait en premier lieu, respecter le moyen ou le budget mis à votre disposition. Puis, estimer en général toutes les dépenses nécessaires dont vous aurez besoin pour les besoins de la fête, y compris les détails. Il faut noter que dans une réception, il se peut que tout ne se passe pas toujours comme prévu. De ce fait, prévoyez toujours, au préalable, une petite somme afin d’éviter les imprévus.

• Définir vos cibles

Les cibles ne sont pas nécessairement des clients, qui dit cible dit invités. Entre autres, il faudrait également définir si vos convives sont de la famille, des clients, des collègues, des partenaires, ou autres.

Rien de plus compliqué !

Choisir le lieu et confirmer sa disponibilité

Pour cette étape, faire la sélection du lieu de réception dépend de la date établie et la disponibilité en fonction de cette même date. Vous devez donc chercher un lieu en avance afin d’être sûr que ce dernier sera disponible le jour de votre fête. Ensuite, l’une des critères de choix à part la disponibilité devrait être la taille de la salle. Il est conseillé de ne pas opter pour une salle ni trop grande ni trop petite.

Opter pour une salle adaptée au nombre de vos invités. Normalement, vous aurez le choix entre des salles avec tous les matériaux et mobiliers déjà compris avec, même que, des fois les services sont également inclus. C’est un excellent choix pour mieux simplifier vos tâches. D’un autre côté, vous pouvez avoir une salle vide, qui d’ailleurs sont largement moins chers. Toutefois, cette dernière étant vide signifie que vous êtes encore en charge de trouver et de louer les mobiliers, les couverts, la sono et tous les autres.

La prochaine phase met en avant tous les petits détails

À ce stade, le travail se divise généralement en deux. Premièrement, analyser les besoins des cibles ainsi que la logistique de la réception. L’organisateur doit faire un briefing et doit tout mettre en place. Il doit régler chaque côté tel que les traiteurs, les fournisseurs, les animateurs en salle, les décorateurs et tous les autres, pour faire les mises en place de leurs services. Puis, établir chaque contrat et besoin.

Pour les derniers ajustements : Vérification avec minutie de ces détails

• Pour un événement de taille, chaque détails compte. C’est pour cette raison que les erreurs, le mal organisation et les oublies peuvent coûter cher étant donné que ce sont les petits soucis par-ci et par-là qui ruinent un événement. Tel qu’une coupure d’électricité ou un mauvais timing ou encore mauvaise connexion. N’oubliez pas de faire un brief détaillé de toutes vos attentes selon l’objectif que vous prévoyez pour les évènements
• L’avant dernière phase comprend la conclusion en bref de toutes les préparations. C’est à dire, que tous les points spécifiques et relatifs à la fête à venir devraient être clairs, réglés et écrits sur un papier. Ceci vous permettra de vous remémorer les petits détails encore inachevés ou oubliés.
• Et enfin la dernière phase est le rappel, tout doit être réévalué et reconfirmer pour anticiper les contraintes et les imprévus. Après avoir bien vérifier, maintenant place au bilan général ! Établir toutes les dépenses ainsi que tous les autres points qui ont nécessité de l’argent pour ensuite déterminer une facture exacte. Surtout s’il s’agit d’un événement d’entreprise, faire le bilan vous sera d’une extrême utilité.

De ce fait, planifiez une soirée d’entreprise ou une journée événementielle est d’une très grande envergure et nous donnent des tâches qui ne sont pas toujours évidentes. À présent, vous saurez comment vous y prendre en quelques étapes. Il ne vous reste plus qu’à épater vos convives en rendant votre fête mémorable !

Un petit résumé

Organiser un événement est une tâche à bien prendre au sérieux. Afin de vous aider, voici quelques points essentiels à prendre en compte pour avoir un événement parfait.

• Bien définir l’objectif et le contenu de votre événement.

Ayez un objectif précis, voulez-vous former des gens ? Avez-vous l’intention de rassembler des fonds pour un projet ou juste faire plaisir à vos invités ? Le format va dépendre du concept, de sa durée, de la salle et bien d’autre mais surtout faite en sorte que le format de votre événement vas bien avec vos objectifs.

• Créer un plan détaillé de toutes les tâches à accomplir.

Faite en sorte que tous les participants de votre équipe aient un document à leur disposition qui indiquerait les tâches de chacun et la vue d’ensemble. Il est primordial de préciser la durée nécessaire pour accomplir une tâche précise.

• Préparer votre budget à tous les imprévus possibles.

Pensez à toujours vous préparer aux pires situations possible en mettant une réserve à votre budget. Comme lors d’une grosse pluie par exemple et que vous organisez un événement en plein air. Les incidents dans votre travail sont nombreux alors il vaut mieux s’y préparer financièrement.

• Investir dans chaque moindre petit détail.

Les petits détails sont les meilleurs moyens d’étonnées agréablement vos invités. Faites attention à tous comme comment les accueillir ? quelle musique choisir en prenant en compte l’âge et le goût des invités ? Que proposer pendant les petites pauses ? Faite des surprises et créer une image avec un effet wow chez vos invités, épatez-les dans les choses les plus ordinaires.

• Vérifier en avance et en personne le lieu de l’événement.

Vérifier toujours le lieu dans les moindres détails. Dans les moments inattendus, il est possible que des éléments fondamentaux comme la climatisation ne fonctionnent pas correctement ou que la salle ne soit pas équipée de toilette réservée aux personnes handicapées. N’oubliez pas de toujours avoir un plan B.

• Donner à chaque membre de votre équipe une responsabilité.

Il est d’un grand intérêt de répartir les tâches entre les participants de l’équipe non seulement pendant la préparation, mais surtout pendant le déroulement de l’événement. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone accueil, une autre personne pour la restauration, une autre pour le décor, pour l’équipement et ainsi que pour les autres. Chaque membre de l’équipe doit avoir sa propre zone où il sera responsable pendant tout l’événement.

• Mettre au point quelques dernières vérifications, au moins un jour avant votre événement

Faites en sorte de bien informer les convives de la manière de se rendre sur place. Confirmez si tout le monde comprend bien ses attributs ainsi que ses responsabilités ; et bien entendu, vérifier si le lieu d’événement est prêt. L’idéal serait d’établir une liste de contrôle ou bien un simple papier ayant les activités de chacun fera l’affaire. La liste de contrôle peut être considérée comme le programme de vérification lors du jour J, afin de s’assurer si tout est en marche, si tout est en place, si tout est fait à point nommé. L’idéal serait donc d’imprimer le programme de de contrôle et d’en confier une copie à chacun des membres de l’équipe d’organisation et également aux personnes qui ont en besoin. Il ne faudrait pas oublier de donner le contact principal à tous les invités, pour pouvoir communiquer s’il y a un cas d’urgence, un cas d’annulation ou encore un cas d’absence.

• Demander un feed-back

Vous serez sans doute fatigué et ravi en même temps après l’événement, malgré cela, il vous sera impossible d’estimer de manière objective tout ce qui s’est passé la veille. C’est exactement pour cette raison qu’il vous faudra établir un formulaire d’évaluation à remplir à la fin de l’événement ou pourquoi pas un formulaire en ligne qui sera envoyé à chacun des participants lors de leur retour à la maison ? Faites en sorte qu’ils estiment l’événement en général, à l’exemple de la logistique, du lieu de réception et surtout les travaux des organisateurs. Ces réponses vous seront utiles afin d’éviter des erreurs la prochaine fois et surtout d’améliorer la qualité de vos travaux à l’avenir. D’ailleurs, ce sera encore mieux si vous avez la possibilité d’obtenir un feed-back sur les réseaux sociaux !

Conclusion

Tout cela pour dire qu’il s’agit d’un évènement professionnel, public ou familial ou autres types d’évènement, vous n’avez pas besoin d’être un organisateur professionnel de l’événement pour réussir à organiser une fête, vous n’aurez qu’à bien suivre les ces conseils, être optimiste et n’ayez pas peur de gérer les imprévus. Rassurez-vous, votre réception sera réussie !