Bon de commande : utilité et informations essentielles

Vous êtes sur le point de lancer les activités de votre nouvelle entreprise ? Vous voulez tout savoir sur le bon de commande ?

Le bon de commande est un document commercial fréquemment utilisé au sein d’une entreprise. Il sert à formaliser les échanges avec un client qui veut acheter des produits ou des services auprès d’une structure professionnelle. De manière simple, les bons de commandes permettent à une entreprise de confirmer une vente avec son client. C’est, en quelque sorte, un contrat de vente.

Pour en savoir davantage, veuillez découvrir dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur le bon de commande. Vous y trouverez notamment la définition, l’utilité, le contenu et les conditions de validité des bons de commandes.

La définition et l’utilité du bon de commande

Nous pouvons définir le bon de commande sous un aspect très simple. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un document commercial qui permet de confirmer la commande d’un client, qu’elle soit passée en ligne ou non. En effet, il permet de prouver l’existence d’un contrat de vente. Il peut même se constituer, d’office, contrat de vente. Autrement dit, même en l’absence d’un contrat de vente en bonne et due forme, la seule présence du bon de commande peut justifier l’existence de l’accord synallagmatique passé entre un fournisseur et un acheteur. Dans des termes juridiques, on peut dire que le bon de commande est une promesse de vente qui fait naître entre les deux parties, des droits et des obligations.

Les droits et les obligations liées au bon de commande

En plus d’être un document commercial, le bon de commande est également un acte juridique. Il est source de droits et d’obligations. Ainsi, il existe deux grandes catégories d’obligations qui résultent du bon de commande : celles qui incombent au fournisseur (l’entreprise) et celles qui incombent à l’acheteur (le client).

• L’obligation du fournisseur, ou de la société prestataire, est de livrer la commande dans les délais et les modalités prévus dans le bon de commande.
• L’obligation du client est de réceptionner la commande et de la payer, conformément au prix, au délai et aux modalités de paiement établis dans le bon de commande.

Le bon de commande ne cesse de s’appliquer que lorsque ces deux engagements ont été accomplis par les deux parties. Toutefois, l’une comme l’autre partie a le droit de se rétracter de l’obligation, à un moment donné de l’exécution du bon de commande. Le droit de rétractation permet d’annuler les obligations commerciales passées entre le client et l’entreprise. Il doit être exercé dans les conditions, les délais et les modalités d’application prévus dans le bon de commande.

L’utilité technique du bon de commande

Le bon de commande est également très utile pour la gestion d’une entreprise. Considéré comme un véritable repère dans les activités d’une société, il permet à leur dirigeant de connaître les commandes à réaliser, les commandes en réalisation et les capacités restantes des stocks. En d’autres termes, le bon de commande permet énormément d’optimiser la gestion technique, opérationnelle et financière d’une entreprise. Il peut même être utile dans l’établissement des bilans et des résultats de la société.

La différence entre le bon de commande et les autres documents commerciaux connexes

En raison de sa nature commerciale, le bon de commande peut, quelque fois, être confondu avec le bon de livraison, la facture et le devis. Pourtant, ces documents commerciaux ont bel et bien des définitions et des utilités différentes.

• Contrairement au bon de commande, le bon de livraison est rédigé après la réalisation de l’obligation du fournisseur. Il permet de récapituler la commande et d’attester que le client l’a bien réceptionné.
• Contrairement au bon de commande, la facture est obligatoire. Il s’agit d’une pièce justificative qui permet de justifier de manière comptable la vente. En plus, la facture est rédigée au moment de la livraison des marchandises.
• Contrairement au bon de commande qui a une valeur légale, le devis a une valeur informative. Autrement dit, il permet de présenter l’offre et les prix de la prestation ou du produit. Si le bon de commande est une véritable promesse de vente, le devis n’est qu’une proposition commerciale.

Le bon de commande est important au niveau juridique et technique, mais il doit s’accompagner d’autres documents commerciaux. Cela, afin de sécuriser les relations avec les clients, surtout pour les cas des commandes en ligne, mais aussi pour optimiser la gestion d’entreprise. En ce qui concerne les informations à mentionner dans un bon de commande, elles doivent respecter les mentions obligatoires prévues par la loi.

Les informations à indiquer dans un bon de commande

Un modèle de bon de commande doit indiquer :

• L’identité de l’entreprise prestataire : sa dénomination sociale, son siège social, sa forme juridique, son numéro SIRET, sa ville d’attachement RCS (Registre de Commerce et des Sociétés) ou RM (Registre des Métiers) et son numéro de TVA intracommunautaire.
• L’identité du client : noms, prénoms et adresse s’il s’agit d’une personne physique et les mêmes choses qu’auparavant s’il s’agit d’une personne morale. Dans ce dernier cas, il faut mentionner les noms, prénoms et fonction de la personne physique qui passe la commande.
• Le numéro de commande et la date d’édition de la commande.
• La description de la commande : la nature du produit, la quantité, le prix unitaire hors taxes et taux de TVA.
• Le montant total de la commande.
• Les conditions de livraison.
• Les conditions de paiement.
• Les Conditions Générales de Vente ou CGV.

Enfin, si les deux parties le souhaitent, elles peuvent insérer le délai et les modalités d’exercice du droit de rétractation.

Il est important de savoir que vous pouvez télécharger un modèle de bon de commande. Si vous voulez vous faire aider dans la rédaction de votre bon de commande, différents sites en ligne vous permettront de télécharger le modèle qui vous convient. Il en existe en format Word et en format Excel.

Les conditions de validité d’un bon de commande

Pour être valide, un bon de commande doit indiquer toutes les informations mentionnées ci-dessus. Il doit également être lisible et compréhensible. Enfin, il doit être accepté par le client. Le bon de commande commence à s’appliquer, dès le moment où le client l’aura signé.

Le bon de commande est surtout utilisé dans les entreprises qui vendent des produits ou des marchandises en ligne ou en réel. Pour les entreprises de prestation de services, le document utilisé le plus souvent est le devis. Il peut faire office de bon de commande.