Tout connaître sur l’attestation de présence en entreprise

Comme tous les documents justificatifs, une attestation de présence en entreprise a une valeur juridique. Tout dirigeant doit fournir ce certificat à son salarié, si celui-ci en fait la demande.

Un employé est en droit de prouver son existence au sein d’une entreprise à travers une attestation de présence. Étant dirigeant, votre responsabilité consiste à établir ce document en cas de demande. Pour vous aider à le rédiger correctement, voici les éléments importants à retenir.

Qu’est-ce que nous entendons par une attestation de présence en entreprise ?

Du côté de l’employeur, une attestation de présence peut s’avérer inutile. Elle est toutefois très importante pour un salarié, car elle permet de justifier sa situation professionnelle et ses heures de travail. Pour assurer une bonne gestion de personnel, votre obligation consiste donc à remettre ce certificat au demandeur dès lors que celui-ci ne fait la demande.

L’attestation de présence compte parmi les nombreux documents doté d’une valeur juridique en entreprise. En revanche, il n’est spécifiquement règlementé par aucune loi. Vous délivrez une attestation de présence uniquement en faveur de vos salariés. Celle-ci se distingue d’un certificat de travail. Elle affirme que l’employé concerné fait bien partie de vos collaborateurs. De plus, elle est présente dans votre entreprise pendant les heures de bureau.

Comment faire pour bien rédiger ce document ?

Pour un salarié, les procédures pour l’obtention de cette attestation peuvent varier en fonction des dispositions administratives de l’entreprise où il travaille. Dans certains cas, la demande se fait auprès du chargé des Ressources humaines (RH). Pour cela, il n’y a aucune norme obligatoire à respecter.

Les employés peuvent déposer leur demande par écrit, par courriel ou même verbalement. Cela dépend du règlement intérieur de l’établissement. Il faut noter que l’obtention du certificat peut prendre un certain temps, suivant le mode de fonctionnement et de l’administration de l’entreprise.

Cette attestation se présente sous la forme d’une simple lettre par laquelle vous ferez une déclaration sur l’honneur. Diverses mentions doivent s’y figurer même si aucune loi n’impose son contenu. Pour établir un certificat en bonne et due forme, vous devez inclure :

• Les informations générales permettant l’identification de votre entreprise, à savoir : sa dénomination, son siège social, numéro SIRET/SIREN, etc. ;
• Les informations concernant le salarié telles que son nom complet, ses coordonnées, le type de contrat (CDD ou CDI), le poste occupé. En bref, cette section évoque toutes les données liées au demandeur. Ainsi, cela doit mentionner la période au cours de laquelle il s’est intégré dans votre institution ;
• Le lieu et la date à laquelle vous rédigez le document.

Une fois écrite, vous pouvez imprimer l’attestation, la signer et la transmettre à l’employé en main propre, par e-mail ou par lettre recommandée. Ce qui compte c’est donc le contenu et la manière à laquelle il enverra à son tour ce certificat à l’organisme. Cela se fera en fonction des modalités d’envoi prévues.

Pour quelle raison un salarié demande-t-il une attestation de présence ?

Un travailleur peut demander ce certificat de présence employeur à tout moment, quelle qu’en soit la situation. C’est-à-dire, le salarié est en congé ou occupe son poste. De même, il est en mesure d’en octroyer même s’il ne fait plus partie de vos personnels.

Grâce à ce document, tous les employés d’une entreprise ont la possibilité de justifier leur position dans la structure. Ils peuvent également démontrer qu’ils étaient effectivement présents durant les heures de travail. En effet, cette attestation a de multiples usages pour un salarié.

Entre autres, elle est une sorte de preuve du poste actuel du demandeur. Elle permet également de certifier qu’il remplit pleinement ses fonctions. Dans certaines situations, il est en mesure d’en procurer :

• Pour effectuer différents processus administratifs (auprès d’une banque ou d’un service public) ;
• Pour un contrat de travail en intérim ou temporaire ;
• Pour une demande de stage, un contrat d’apprentissage ;
• Dans le cadre des démarches juridiques.

Les détails essentiels à tenir en compte à son propos :

Sa durée de validité

Aucune règlementation ne définit le délai de validité d’une attestation de présence employeur. Elle est valable à vie en raison de l’exactitude des informations inscrites. Toutefois, comme toutes autres pièces justificatives utilisées à des fins administratives, elle reste valide pour une durée de trois mois.

Pour rappel, un salarié est en droit de vous demander ce certificat plusieurs fois du moment qu’il trouve une utilité.

Les points qui distinguent ce document des autres attestations en entreprise

Un salarié peut demander divers types de certificats outre l’attestation de présence. Nous avons tendance à confondre ces pièces justificatives, bien qu’elles servent leurs propres objectifs. Il est donc important de savoir comment les différencier. Il faut rappeler qu’une attestation de présence employeur détaille la date et l’heure de la présence du salarié à son poste.

Pour éviter une certaine confusion, nous avons fourni les différents types de documents en entreprise. Cela concerne :

• Une attestation de travail : prouve qu’un salarié fait partie de votre entreprise et qu’il accomplit effectivement ses tâches. Il s’agit d’un document obtenu sur demande de celui-ci.
• Un certificat de travail : en tant que dirigeant, vous êtes obligé de transmettre ce papier au demandeur à la fin de son emploi. La raison peut être une démission, un licenciement ou une simple rupture à l’amiable du contrat CDI ou CDD.
• Une attestation de présence à un entretien : désigne un document introduit généralement à certaines formalités professionnelles ou personnelles. Elle présente un intérêt pour certifier la participation d’un candidat à un entretien d’embauche. Que ce dernier aboutisse ou non, le justificatif sera délivré à la personne concernée.
• Une attestation d’embauche : certifie l’emploi d’un salarié au sein d’une société. D’habitude, elle sert de support pour les démarches administratives ou juridiques.
• Une attestation pôle emploi : est réservée aux demandeurs de travail. Elle permet de compléter les dossiers en cas de demande de prêt auprès d’une institution bancaire.
• Une attestation de stage : permets aux stagiaires d’une entreprise de justifier la validité de leur stage.

Les risques à courir en cas de certificat erroné

Selon l’article L.441-7 du Code pénal, la confection ou l’usage d’une attestation falsifiée ou le fait d’utiliser des matériels inexacts seront incriminés en faux et usage de faux. Ainsi, les personnes concernées sont passibles d’une amende de 15 000 euros et d’un an d’emprisonnement.

Certes, il n’y a pas de règles strictes pour la délivrance d’un document de présence. Il s’agit toujours d’un certificat sur l’honneur et sa rédaction ne doit certainement pas être prise à la légère.

Pour fournir une attestation comme il convient, vous pouvez faire appel à un avocat. Ce dernier va vous soutenir avec des conseils et en répondant à toutes vos questions.

Conclusion

Dans le domaine du travail, il y a plusieurs types de contrats, d’attestations et de documents à rédiger. Parmi ces documents, nous pouvons citer l’attestation de présence employeur. Soumise à aucune loi, il s’agit d’une preuve que le dirigeant doit remettre à son salarié, suite à une demande. Il faut faire attention lors du remplissage des données, car vous serez passible de sanctions en cas de falsification.